Nos dias de hoje, principalmente a partir da pandemia de Covid-19, assinar documentos digitais tem sido cada vez mais uma necessidade. Dessa forma, diante desse cenário, é natural nos perguntarmos sobre a validade jurídica dos documentos online.
Por essa razão, preparamos uma publicação específica sobre esse assunto, com todos os detalhes que você precisa saber. Afinal, o que são documentos digitais? Como eles diferem dos impressos? Há validade jurídica ou não? Leia para se informar melhor!
O que são os documentos digitais e eletrônicos?
Primeiramente, vamos começar falando sobre os documentos digitais e eletrônicos. Assim, entendendo isso, vai ficar mais fácil para você compreender, mais à frente, se há validade jurídica dos documentos online.
Então, saiba que um documento eletrônico pode ter distintos formatos e, além disso, requer um dispositivo eletrônico para ser lido. Dessa maneira, o que esse dispositivo irá fazer é decodificar a informação a partir do tipo dela, permitindo a leitura.
Neste caso, podemos falar inclusive que dispositivos que vão além do documento escrito, como um aparelho DVD, também leem documentos eletrônicos. Ou seja, o conteúdo pode ser em diversos formatos.
Já no documento digital, as coisas são um pouco distintas. Embora ele seja uma categoria dentro de documentos eletrônicos, só funciona em sistemas computacionais, e possui uma codificação binária (com 0 e 1).
Mas, enfim, no caso dos documentos online, em qual categoria eles podem ser incluídos? Acertou quem disse que nos documentos eletrônicos, já que eles permitem acesso por uma série de dispositivos, e não apenas a partir do computador.
Qual é a diferença de validação entre o documento eletrônico e impresso
Ainda antes de falarmos especificamente sobre a validade jurídica dos documentos online, há mais uma etapa a ser cumprida. Ela diz respeito à diferença entre os documentos eletrônicos e os impressos.
Por certo, você já deve saber o básico e evidente, que é do meio em que são armazenados. Um, fica no meio físico, enquanto o outro só existe nos dispositivos sobre os quais mencionamos na seção anterior.
Dessa forma, também há uma diferença na forma pelas quais eles são validados. Enquanto os impressos podem ser em cartórios, por exemplo, na esfera eletrônica funciona de uma forma diferente.
Ainda assim, como vamos demonstrar na seção abaixo, é sim possível que os documentos online tenham a mesma validade jurídica que os impressos. Tudo depende de questões de autenticidade e da integridade do arquivo.
Para isso, há dois meios principais. Um deles, é a assinatura eletrônica, que deve ser feito em ambiente com tecnologia apropriada. Ou seja, não basta assinar à mão e scannear o documento, é preciso passar por um processo diferenciado.
Infelizmente, é preciso destacar isso pois é um erro comum e visto, em especial, a partir do ano passado, com o aumento das atividades de teletrabalho. Por isso, cuidado na hora de criar e enviar seus documentos eletrônicos, pois pode perder a validade.
Qual é base da validade jurídica dos documentos online?
Como você já notou até aqui, há validade jurídica dos documentos online. No entanto, o que muda é a condição em que isso ocorre. Assim como falamos acima, precisa ser feito de uma certa forma em específico.
Além disso, é importante destacar a partir de qual base legal ocorre essa base jurídica. Aqui, então, destacamos a Medida Provisória Nº 2.200, de 24 de agosto de 2001. Passando a vigorar a partir deste período, ela marcou definitivamente a gestão de documentos eletrônicos.
Dessa forma, ela resolveu muitas das questões que havia já na época, entre outras que ainda constituem em dúvidas atualmente. Desse modo, é a partir dela, por exemplo, que se dá o entendimento de que a validade jurídica de um documento digital não equivale à de um documento impresso e escaneado.
Outro marco importante dessa MP foi a de criar a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). De forma resumida, é ele quem constitui o sistema nacional de certificação, sendo uma estrutura que funciona desde certificados.
Ou seja, o ICP-Brasil existe atuando a partir de técnicas com base num sistema de cirptografia, dando suporte aos certificados digitais. Dessa maneira, ele pode dar segurança à informação, assegurando a identidade do usuário e a integridade do arquivo. As suas certificadoras são chamadas de Autoridades Certificadoras (AC).
Em outras palavras, o ICP-Brasil surge oferecendo uma espécie de cadeia centralizada e hierárquica de certificação digital. Sendo assim, as ACs que citamos antes funcionam a partir da fiscalização dele.
Ademais, a Medida Provisória também possibilitou o uso da assinatura eletrônica sem o uso dos certificados digitais ICP-Brasil na produção de documentos eletrônicos. Isso é o que garante o artigo 10, § 2.
Qual é a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Uma outra questão importante sobre a qual temos de falar é da diferença entre assinatura digital e eletrônica, que é algo que também causa confusão. Quem fala sobre isso é a mesma MP 2.200 que atesta para a validade jurídica dos documentos online.
Esta MP determina, também, os padrões de validade para essas assinaturas. No entanto, como elas são utilizadas para diferentes fins, é interessante ressaltar a peculiaridade de cada uma.
Dessa maneira, no caso da assinatura eletrônica, há a aplicação de um processo que gera a autenticidade do seu documento. Para isso, existem medidas que são adotadas, como o uso de senhas ou tokens, SMS com códigos exclusivos, envio por e-mail, etc.
Outra característica importante da assinatura eletrônica é que ela tem uma série de recursos de criptografia. Por isso, é muito aplicada em negociações de contratos, já que previne de alterações posteriores à assinatura do documento, sendo ótima para atestar a integridade dele.
Já, com relação à assinatura digital, ela é como se fosse uma categoria de assinatura eletrônica. Só que, como diferença para a anterior, ela oferece uma etapa a mais de certificação. Ou seja, é necessário ter adquirido um certificado digital.
Portanto, o uso da assinatura digital é, igualmente, um pouco diferente da eletrônica. Ele é mais específico, e normalmente referido por lei quando exigido. Entre os exemplos, estão algumas transações para que se emita nota fiscal.
Ou seja, embora os dois sejam parecidos, a assinatura digital é um pouco mais específica do que a eletrônica. Na maioria dos casos, a eletrônica já será suficiente, mas é necessário avaliar se, por força de lei, a digital não é a correta para o seu caso específico.
Dicas de cuidados com a assinatura digital
Por fim, agora que você já sabe as condições em que há validade jurídica dos documentos online, vamos passar algumas dicas de cuidados. Assim, elas permitirão sobretudo uma maior segurança às suas informações.
- Invista em proteção de dados: sistemas de criptografia, mesmo dentro dos escritórios de advocacia, são importantes. Dessa forma, você se previne contra a ação de hackers que fazem ataques cibernéticos para roubar informações.
- Tenha computadores próprios: utilizar computadores compartilhados é perigoso, uma vez que você está oferecendo acesso a outros para onde fica a sua chave de criptografia da assinatura digital.
- Não defina qualquer senha: uma senha muito fácil é um problema, pois a validade jurídica é confirmada a partir de mecanismos de login. Por isso, tenha uma específica para isso e que ninguém vai conseguir adivinhar.
Gostou de saber qual é a validade jurídica dos documentos online? Já sabia como funcionava essa tecnologia? Deixe seu comentário e compartilhe a publicação para que seus amigos também se informem!