Saiba o que é a metodologia 5S e como usar no seu escritório

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A metodologia 5S, de origem japonesa, hoje é aplicada no mundo todo, nas mais diversas áreas de negócios. Dessa maneira, ela também é cada vez mais comum em escritórios de advocacia que desejam aumentar a sua produtividade.

Para aplicar este método, é necessário seguir passos que são formulados na forma de princípios. Então, para conhecer cada um deles e entender como colocá-los em prática, leia esta publicação até o final!

O que é a metodologia 5S?

A chamada metodologia 5S foi desenvolvida no Japão, após o término da Segunda Guerra Mundial, quando o país precisava se reerguer. Assim, com boa parte do país destruído economicamente, era necessário alavancar as indústrias para otimizar a produção e ganhar vantagem competitiva.

Ou seja, as fábricas precisavam, naquele momento, ter uma estratégia que conferisse vantagem no mercado internacional, dada a carência de recursos. Por isso, eficiência era a palavra de ordem para a reestruturação japonesa.

Dessa forma, é ligada a uma indústria mais pesada que surgiu a metodologia 5S. No entanto, isso não quer dizer que ela não pode ser aplicada a outros setores. Hoje em dia, ela é vista em praticamente todas as áreas, inclusive entre os escritórios de advocacia, como vamos falar mais para o final do texto.

De forma geral, o que os japoneses procuravam com essa metodologia era reduzir qualquer tipo de desperdício e erro. Ou seja, se já tinham pouco, sabiam que deviam aproveitar ao máximo aquilo que possuíam.

Portanto, através da gestão e da organização da empresa, as rotinas de trabalho foram alteradas, buscando a adequação à uma nova mentalidade. Como resultado, todas as atividades que não geravam valor ao produto foram sendo cortadas, ao mesmo tempo em que havia o foco no aumento da qualidade do serviço.

Com o tempo, esse método foi se aprimorando ainda mais, e atualmente há até mesmo estudos científicos que comprovam a sua eficiência. Por gerar um ambiente mais organizado, com menos riscos desnecessários e com uma tomada de decisões mais estruturada, acaba beneficiando a todos envolvidos na empresa.

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O significado dos princípios da metodologia 5S

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A metodologia 5S tem esse nome justamente por ser definida a partir de 5 palavras que, na língua japonesa, começam com a letra S. Dessa maneira, como você vai ver com cada uma delas, são conceitos que auxiliam a reestruturar o local de trabalho.

Então, antes de sair aplicando no seu escritório, você precisa entender de fato o que cada parte dessa filosofia determina. Cada um desses princípios requer uma nova forma de ver a gestão, além de exigir disciplina dos colaboradores. Veja:

1.      Seiri (senso de utilização)

O primeiro dos princípios da metodologia 5S tem sua origem no foco a um uso mais consciente e eficaz de qualquer tipo de material e de recurso. Ou seja, a ideia não é refletir sobre estes materiais, mas sim sobre os hábitos no ambiente de trabalho.

Por isso, o primeiro foco é em abolir qualquer tipo de objeto que seja desnecessário para as suas tarefas. Além disso, outra prioridade é no aspecto humano, visando que o trabalhador evite qualquer tipo de distração.

Em suma, esse senso de utilização auxilia no aumento da produtividade e da otimização de recursos. Pensando em elementos como o uso massivo de redes sociais e aplicativos de conversas, que podem tirar o foco do trabalho, ele é ainda mais importante.

2.      Seiton (senso de organização)

O segundo princípio é chamado de seiton, que pode ser traduzido como uma espécie de senso de organização. Sendo assim, o principal aprendizado a partir dele é que o ambiente deve estar organizado para auxiliá-lo nas suas tarefas, e não o contrário.

Pense, por exemplo, em algum advogado desorganizado que você conhece, que não sabe arrumar a sua própria mesa ou organizar os arquivos no computador. Concorda que isso acaba atrapalhando ele em diversos momentos?

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Dessa forma, perceba que é algo básico, e até mesmo óbvio. Entretanto, não é tão comum quanto se imagina, e muita gente prefere aprender a conviver com o problema do que resolvê-lo, o que é um erro.

3.      Seiso (senso de limpeza)

Partindo para o terceiro princípio, o seiso, que se traduz como em um senso de limpeza, é um pouco mais amplo do que seu nome sugere. Primeiramente, ele diz respeito à ideia de responsabilidade e do dever de cada um.

Assim, é colocada uma grande ênfase no individual, de modo que cada pessoa é responsável pelas suas ferramentas e pelo seu local de trabalho. Isto é, este senso de limpeza fala muito mais em preparar o ambiente para trabalhar com bem-estar, o que reflete na qualidade do que você produz.

4.      Seiketsu (senso de padronização)

Saindo tanto do foco individual do terceiro princípio, temos o quarto, que é o de senso de padronização. Assim como sugere o termo, ele é relacionado a todos os trabalhadores daquele local de trabalho.

Aqui, então, a principal ideia é a criação de processos e estratégias que façam com que o restante dos S sejam aplicados. Dessa maneira, mais do que em qualquer um dos outros, o foco é a produtividade.

No caso do Direito, é possível fazer uso da Advocacia 5.0, com o uso da tecnologia. Ela ajuda na gestão e na tomada de decisões, como é o caso dos softwares jurídicos.

5.      Shitsuke (senso de disciplina)

O senso de disciplina começa a acontecer a partir do momento em que os outros princípios estão sendo aplicados. Portanto, ele é uma espécie de vivência que se dá a partir dos novos hábitos que foram gerados.

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Sendo assim, ele é resumido como “disciplina” porque é necessário dar um certo tempo até que os efeitos sejam sentidos de fato. Nada acontece de um dia para o outro, e normalmente ainda é preciso entender a metodologia enquanto você a adapta.

A metodologia 5S em escritórios de advocacia

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A metodologia 5S na advocacia é uma opção para os escritórios que avaliam que necessitam de um aumento de produtividade. Neste sentido, o mais importante é saber que, para que a mudança realmente ocorra, o principal é compreender quais são os erros.

Por isso, existem algumas etapas que podem ajudar na implementação. Elas visam oferecer um padrão de excelência na entrega do serviço, maior bem-estar aos advogados e que eles sejam mais engajados no trabalho. Comece adaptando da seguinte maneira:

  1. Identifique os erros: primeiramente, é necessário saber quais erros o seu escritório de advocacia está cometendo, para depois consertá-los com a metodologia 5S.
  2. Crie responsáveis: uma estratégia que costuma dar certo é elencar responsáveis para guiarem a equipe na adaptação a cada um dos princípios.
  3. Faça correções: como já terá analisado os erros, a parte de correções fica mais fácil. Para fazê-las, foque em cada um dos 5S.
  4. Avalie as implementações: enquanto a metodologia está sendo aplicada, avalie o que está sendo feito com sucesso e o que não está. Portanto, mensure os resultados em relatórios. Assim, se estiver algo falho, corrija o quanto antes.

Dessa maneira, ao aplicar as etapas, será mais fácil aplicar a metodologia. O importante é sempre ter um planejamento bem estruturado, além de uma avaliação constante.

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