7 dicas para administrar um escritório de advocacia

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A administração de um escritório de advocacia passa por muitas etapas, que exigem variados conhecimentos do gestor. Este deve ter estratégias eficientes para gerir os departamentos de modo assertivo. Por isso, dicas para administrar um escritório de advocacia devem sempre ser bem-vindas.

A boa gestão transforma o ambiente de trabalho, deixando os profissionais mais motivados e engajados. Com isso, a liderança também tem mais facilidade para atuar com eficiência, pois não perde tempo com problemas cotidianos de administração.

Então vamos conhecer 7 dicas para administrar um escritório de advocacia com a máxima eficiência.

1. Gerencie o tempo

O profissional do universo jurídico deve ser multidisciplinar. Captação de novos clientes, atendimento, distribuição de prazos, redação de petições  são apenas algumas das diversas atividades presentes na rotina do advogado.

Como organizar tudo? Criar um fluxo de trabalho ordenado contribui para uma boa gestão do tempo de um escritório de advocacia. Uma rotina estruturada elimina possíveis retrabalhos e dão ao gestor um controle das tarefas que já foram executadas.

O escritório precisa adotar um mecanismo para visualizar todas as ações do dia. Além disso, organizar o ambiente, deixar a mesa limpa, o arquivo em ordem, melhorar o processo, delegar tarefas são outros aspectos fundamentais.

Nesse sentido, existem muitas maneiras de melhorar o gerenciamento do tempo. Quando consegue implementá-las, você deixa a mente mais clara para trabalhar no que realmente importa para ter lucro. Se você não precisa pensar em organização do ambiente e do sistema utilizado no trabalho, poderá utilizar toda a sua energia no trabalho com clientes.

2. Invista em colaboração

Não adianta contar com uma boa equipe no escritório de advocacia se ela não tem recursos para trabalhar coletivamente da maneira adequada. Por isso, invista em um sistema web em que todos estejam na mesma plataforma se dedicando ao trabalho. Isso irá garantir que as tarefas sejam otimizadas, com as ferramentas necessárias para todo o trabalho fluir.

Irá padronizar os processos, tornando o atendimento mais eficiente. Todas as informações imputadas no sistema criarão dados para relatórios que posteriormente poderão ser analisados e utilizados como indicadores de desempenho da equipe.

Um sistema web demonstra agenda coletiva, por exemplo, evidenciando o que cada um precisa fazer em um dia. Com isso tudo fica mais claro e otimizado. A colaboração funciona por meio de empatia, reconhecimento da importância do trabalho do outro.

3. Identifique os gargalos

Gargalos são os pontos falhos do negócio, onde seu escritório de advocacia está perdendo tempo e dinheiro.  Identificá-los permite que você consiga melhorar aspectos que podem comprometer o lucro do negócio.

Tudo começa com um mapeamento dos processos da empresa.  É importante que o escritório identifique  quais são as atividades que estão tomando mais tempo nas rotinas diárias dos coloaboradores e de que forma elas podem impactar  o efetiva conclusão e entrega das demandas. Rotinas repetitivas como atualização de processos e emissão de documentos padrão devem ser sempre automatizadas e as pessoas devem ser alocadas em ativiadades intelectuais, de maior valor agredado.

Para começar, pense em duas métricas fundamentais: custo por produção, exemplo, tempo para criar uma petição incial ou emitir um contrato e taxa de retrabalho. Ao identificar esses valores, você consegue entender a atual situação da sua produção e ver se precisa melhorar.

4. Crie reuniões produtivas

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As reuniões  só podem ser produtivas quando o tempo é  bem aproveitado e a equipe sai energizada. Delas surgirão novas ideias e insights, além de preparar melhor a equipe para trabalhar coletivamente. Se a reunião se prolonga demais e não chega a lugar nenhum, pode gerar novos problemas.

Primeiramente , as pautas devem ser definidas com antecedência. Compartilhe previamente na agenda de todos os tópicos que serão abordados e o objetivo da reunião para que a equipe já esteja preparada.

Estabeleça um horário máximo para o término da reunião. Assim , manterá o foco para abordar apenas o que for mais relevante para o encontro fluir. Usar materiais de apoio como lousas e relatórios podem ajudar a tornar a reunião mais objetiva.

Depois de traçar possíveis soluções para as questões levantadas, delegue tarefas a equipe para que todos se sintam responsáveis pelo resultado proposto.

Por fim , registre tudo que foi discutido para que tenham documentado todo o histórico da reunião. Ele poderá servir de base para os próximos encontros e facilita ao gestor acompanhar o cumprimento das metas traçadas para a equipe.

5. Controle as finanças

O controle financeiro representa um dos grande desafios para muitos advogados. Isso porque , em grande parte dos casos, eles acabam contando apenas com conhecimento empírico para tal gestão , uma vez que não aprendem conceitos de  administração e finanças nos cursos de direito.

Um dos erros mais recorrentes da gestão financeira (principalmente em escritórios pequenos ou sociedade de estrutura familiar) é a mistura do caixa do escritório com o caixa pessoal. Sem um controle financeiro organizado , fica difícil medir o lucro real do negócio ou mapear os custos fixos e variáveis da operação. O primeiro passo é manter separada a conta da sociedade e a dos sócios.

Nessas horas , ter um software jurídico pode facilitar esse controle , pois também permite centralizar os registros de todos os lançamentos financeiros do processo em um só local. Isso ajuda a precificar corretamente os serviços, uma vez que você consegue identificar o custo exato de cada caso. O controle dos pagamentos de honorários passa a ser mais assertivo , pois é possível criar lembretes para que nenhum ordenado passe despercebido.

As despesas reembolsáveis também são facilmente identificadas em um software. Através dos relatórios obtidos, o advogado consegue ter um maior controle dos reembolsos e discriminar todos os gastos com um contrato ou processo. Com um software, o escritório tem uma ferramenta confiável para reportar aos cientes sobre o que está sendo feito em seu processo , trazendo transparência na prestação de serviços.

Com uma visão clara do fluxo de caixa, a advogado tem maior segurança para planejar investimentos futuros ou enxugar os gastos.

Enfim , um controle efetivo das finanças irá garantir a saúde financeira do seu escritório.

6. Invista em tecnologia

Hoje é impossível não falar em melhorias sem mencionar a necessidade de investir em tecnologia. O seu trabalho irá ficar cada vez mais dependente de processos de automatização. Então é melhor contar o mais antes possível com sistemas que garantem um processo digital mais eficiente.

Para seu escritório de advocacia, conte com um software que faça diversos trabalhos manuais e maneira integrada e eficiente. Ele irá ajudar a melhorar a empresa através da integração. Você tem mais eficiência no processo, mais recursos para trabalhar, poderá obter relatórios e muito mais.

7. Opte por um software web

Com um software web, você poupará gastos com hardware e manutenção, já que ele tem a característica de necessitar apenas da internet para funcionar.

Assim, a tecnologia em nuvem faz com que você economize em investimento. Basta contratar uma empresa que fornece o serviço necessário e todos os gastos rotineiros serão incluídos no pacote contratado.

O software irá ter tudo o que mencionamos no artigo para uma administração de sucesso para seu escritório. O processo será mais eficaz e desenhado e a colaboração funcionará na mesma plataforma, gerando dinamismo para a equipe.

Você ainda pode contar com relatórios sobre seu negócio que irão nortear sua ações para obtenção de resultado. Utilizando dados para inteligência do negócio, você entenderá o que não estará gerando lucro ao escritório. Esses gargalos podem ser corrigidos porque você sabe o que os causa.

Se estiver interessado em começar a operar dentro do sistema web, convidamos para conhecer nosso software. Ele tem todos os recursos para otimizar os processos do seu escritório de advocacia e gerar muito mais lucro.

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