Modernizar o escritório de advocacia é uma tarefa que pode trazer ótimos ganhos. No entanto, não pode ser feito de qualquer maneira. Para ter sucesso, você precisa seguir algumas etapas que vão garantir que está seguindo o caminho certo.
Essas etapas dizem respeito à avaliação de como as coisas estão sendo feitas e como é possível melhorar os processos internos. Em geral, isso passa por algumas atividades mais comuns, como vamos falar nesta publicação.
O mais importante é ter ideia de que modernizar seu escritório de advocacia significa, principalmente, abraçar as novas tecnologias. Cada vez mais o mundo evolui, e seu escritório deve seguir as principais tendências. Entenda!
1. Avalie a rotina do seu escritório de advocacia
Uma das primeiras tarefas para modernizar seu escritório de advocacia é, sem dúvidas, avaliar o estágio atual de como ele está. Ou seja, por que estamos pensando em modernizá-lo? Será que aconteceu algo que serviu como catalizador para essa decisão?
Via de regra, escritórios que operam com uma mentalidade mais antiga possuem uma série de problemas. Estas questões antigamente não eram vistas como algo negativo, mas hoje o são por um motivo bastante simples.
É que, com o avanço da tecnologia, há novos mecanismos e meios de realizar as tarefas do dia a dia. Com isso, algumas formas de agir do passado se tornaram obsoletas, e podem custar tempo do escritório e recursos.
Portanto, modernizar seu escritório de advocacia passa, antes de mais nada, por entender quais são estas práticas ultrapassadas. A partir disso, será possível entender de que maneira e em quais áreas será possível realizar a modernização.
Muitos escritórios, por exemplo, ainda mantêm arquivos físicos, em vez de digitalizá-los. Outros, têm dificuldades no fluxo de caixa e em outras questões financeiras, por não saber como tratar corretamente.
Há ainda aqueles que possuem uma dificuldade em captar clientes. Além disso, é claro, o desafio de lidar com os clientes que já estão no seu escritório também existe.
Ou seja, existem diversas funções que precisam ser compreendidas corretamente para que o escritório melhore. Esses exemplos são apenas alguns dentre vários que poderíamos falar. O plano inicial é diagnosticá-los em seu negócio.
2. Cuide bem do seu cliente
Um segundo aspecto diz respeito à maneira através da qual o seu escritório dialoga com os clientes. Assim como falamos antes, isso é um desafio cada vez maior nos dias de hoje, em razão das características e peculiaridades do tempo em que vivemos.
Hoje em dia, os consumidores de produtos e serviços dos mais diversos querem ser bem atendidos. E isso não é apenas quando falamos sobre tarefas relacionadas ao Direito. Ao invés disso, diz respeito a todos os mercados.
Com os advogados, não é nada diferente. Isto é, não basta resolver o problema do cliente, é preciso tratar ele da forma adequada, para que ele se satisfaça e continue voltando. Em outras palavras, para fidelizar esse cliente.
Afinal, é possível que, após resolver o caso que o levou a procurar um serviço de assistência jurídica, ele venha a precisar de outros. E, então, se tiver uma memória positiva do seu negócio, será o primeiro local que irá procurar.
Outro elemento importante diz respeito a outras pessoas próximas ao cliente. O famoso boca a boca é uma estratégia de marketing antiga, mas que segue muito proveitosa. Embora hoje existam outros meios, como vamos falar mais à frente, isto ainda é importante.
Certo, mas dito isso, como modernizar seu escritório de advocacia e melhorar a relação com o cliente? Uma ideia é como a dos softwares jurídicos, utilizados por quem lidera na era digital.
Muitos deles possuem áreas exclusivas que podem ser acessadas pelos clientes, sem necessitar da intermediação do advogado. Assim, ele pode acompanhar o andamento de seu processo sem problemas e sem ter de esperar o contato.
3. Saiba como redecorar o escritório, se for necessário
Alguns escritórios podem chegar à conclusão de que não é preciso apenas mudar a forma de execução de tarefas. É possível que, em determinados casos, a decisão seja de fazer uma grande reformulação, inclusive do espaço físico em que o negócio está localizado.
Neste caso, existem algumas dicas que podem ser muito bem aproveitadas. Elas dizem respeito à aplicação no ambiente físico de algumas dessas ideias sobre as quais estamos falando ao longo desta publicação.
Um primeiro elemento é pensar na circulação de pessoas. É preciso deixar um espaço para isso, de modo que todos, clientes e funcionários, possam se movimentar sem ter dificuldades para tanto.
Além disso, definir a paleta de cores também pode deixar o ambiente mais atrativo. Em um local sério, como de um escritório de advocacia, é necessário pensar em tons que transmitam sensações como segurança e sobriedade.
Por isso, evitar cores muito marcantes é o ideal. As cores escuras demais, como o marrom ou o preto, também não são muito indicáveis, pois podem deixar o ambiente muito carregado e trazer desconforto aos clientes.
O ideal, então, é preferir cores como o cinza, o bege ou o branco. Portanto, cores mais tradicionais. A iluminação também deve prezar pela ideia de aconchego, de preferência tendo algo natural ou artificial mas de boa qualidade.
Com relação aos móveis e outros objetos, eles devem ser confortáveis. Em vista disso, aspectos como da ergonomia devem ser priorizados.
4. Utilize novas estratégias de marketing jurídico
O marketing jurídico já tem um longo histórico e provavelmente você já conhece algo a respeito. Porém, para modernizar seu escritório de advocacia, é necessário pensar também em atualizar as práticas de marketing que estão sendo executadas.
Por essa razão, se o seu escritório apenas faz cartões e depende do boca a boca, é hora de ligar a luz amarela, de alerta. Ainda que sejam estratégias que não precisem ser descartadas e que podem trazer clientes, elas não são mais as consideradas preferenciais.
Ou seja, é necessário combinar práticas mais modernas, que sejam as mais indicadas no mundo como vivemos hoje em dia. Não preciso nem falar que estar presente na internet é essencial, não é verdade?
Hoje em dia, todos, quando precisam de produtos ou serviços, procuram em locais como o Google ou nas redes sociais. Por isso, é necessário investir em estratégias de marketing digital, marcando presença nestes ambientes de forma assertiva.
5. Escolha o melhor software jurídico e deixe o escritório mais tecnológico
Por fim, saiba que estar atento às tecnologias mais avançadas requer utilizar as ferramentas mais atuais. Assim, utilizar programas jurídicos é fundamental para modernizar seu escritório de advocacia.
Esses sistemas oferecem uma série de vantagens que ajudam na aplicação das dicas que passamos ao longo da publicação. Assim sendo, por exemplo, eles permitem digitalizar os documentos e acessar de qualquer lugar, não apenas do escritório.
Outras tarefas são automatizadas, garantindo uma maior economia de tempo. A gestão financeira, a relação com os clientes e a administração do escritório como um todo ganham de muitas maneiras.
Por esses motivos, esses programas servem para escritórios de todos os tamanhos, desde os menores até os maiores. Inclusive, até mesmo advogados autônomos, que estão recém começando ou que já são mais experientes, podem se beneficiar.
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