8 recursos que não podem faltar em um software para advogados

, 8 recursos que não podem faltar em um software para advogados

Assim como acontece em outras áreas, a advocacia também tem usufruído de sistemas digitais que facilitam o trabalho. Mas considerando que um advogado precisa realizar diversas tarefas, é preciso saber que tipo de sistema irá gerar o melhor custo-benefício. Nesse artigo iremos falar de 8 recursos que não podem faltar em um software para advogados.

Boa leitura!

1. Agenda e controle de prazos

Um advogado precisa ter sempre os prazos sob controle, o que, convenhamos, não é uma tarefa fácil. Afinal, a agenda costuma ser preenchida com muitas tarefas diferentes. Um software para advogados, portanto, deve ter todos os recursos para melhorar o controle de prazos e gestão da agenda.

O profissional deve fazer agendamentos rápidos e categorizá-los por assunto para que possa facilmente ser identificado na hora de checar a agenda. Além disso, é fundamental contar com lembretes. Um software para advogados adequado irá enviar para seu e-mail ou smartphone um aviso sobre o compromisso agendado.

Outro recurso necessário é a integração da agenda com os demais módulos do sistema. A equipe envolvida nas tarefas precisa  ter uma visão global de todas as atividades relacionadas aos processos ,  ter acesso a agenda dos demais colaboradores, bem como receber as notificações quando precisa estar presente em uma reunião.

Um software possibilita que o advogado consiga ter um controle mais efetivo da produtividade da equipe, delegando tarefas online e acompanhando o cumprimento das mesmas.

2. Automação de tarefas repetitivas

Tarefas repetitivas como, atualização de andamentos processuais, criação de documentos jurídicos e emissão de relatórios são atividades que requer pouco esforço intelectual , mas consomem bastante tempo para serem executadas. Por isso, um dos aspectos fundamentais do software para advogados é o cadastro e  atualização  automáticos de processos com base em informações dos sites dos tribunais e publicações.

Para um escritório com um volume razoável de processos , ter um sistema que os atualize sem a interferência humana torna-se indispensável para garantir uma posição relevante nesse mercado tão competitivo.  Até em escritórios menores , ter um software para automatizar tais tarefas gera um economia para o advogado porque ele pode investir em uma equipe mais enxuta. Quando há a automatização e a notificação, você está munido para trabalhar de maneira mais eficiente.

Outro ponto desejável é a possibilidade de emitir relatórios personalizados. Eles irão demonstrar o que seu escritório precisa melhorar e o que está gerando o crescimento. Qualquer empresa precisa entender o próprio desempenho para poder traçar novas estratégias. Mas relatórios manuais são hoje quase antiquados.

Com um sistema bem alimentado, fica mais simples extrair informações relevantes . Quando se tem uma ferramenta que oferece relatórios completos com poucos cliques , sobra mais tempo para que o equipe se dedique a parte do trabalho que nenhuma máquina pode substituir.

A possibilidade de gerar documentos automáticos também é importante, pois padroniza o trabalho.

3. Relação com o cliente

A relação com o cliente é outro aspecto de suma importância para a gestão. Nesse sentido, um software para advogados irá fornecer a possibilidade para cadastrá-los de maneira detalhada, com opções para segmentação.

Você conseguirá criar uma pasta onde pode documentar todo o histórico de relacionamento com o cliente , desde a entrevista até  a distribuição e andamento do processo. Um bom software possui sistema de busca inteligente que possibilita fácil localização da pasta do cliente e consequentemente, resulta em um atendimento mais profissional. Seu escritório se posiciona como uma empresa organizada, trazendo seriedade e confiabilidade à prestação de serviço.

Caso o software permita o acesso do cliente a plataforma, além de otimizar o atendimento da equipe em posicionar por telefone ou e-mail o andamento do processo, oferece flexibilidade ao cliente de consultar seu caso sempre que desejado, conferindo transparência no relacionamento. 

Outra ferramenta que irá ajudar seu escritório é a de geração de relatórios sobre os clientes. Ademais, você precisa de mecanismos para poder cadastrar os processos e realizar buscas rápidas.

4. Gestão de processos

É comum para alguns escritórios ter o controle dos processos judiciais através de planilhas, e isso pode até atendê-los por um determinado tempo. Porém, a medida que as demandas aumentam, é arriscado confiar em uma ferramenta que precisa ser constantemente atualizada pelo usuário.

Quanto maior o volume de processos , mais difícil identificar todas as movimentações que ocorreram no mesmo e transpor para planilhas, bem como localizar as intimações dispostas no Diário Oficial e associá-las a pasta correta.

Um software para advogados deve facilitar a gestão de processos. A possibilidade de cadastro e atualização automáticos de processos já reduz o risco de falhas humanas.  Além disso , contribui para um fluxo de trabalho organizado no escritório, uma vez que oferece mais agilidade na localização e análise de casos e consequentemente, reduz os custos do processo , já que o tempo de espera do mesmo é menor por conta  da eficiência em sua tratativa no sistema.

Além dos processos judiciais , um software para advogados possibilita uma gestão de contratos ou processos consultivos organizada, criando uma rotina padronizada na operação. O advogado pode disponibilizar pareceres e procedimentos jurídicos para toda e equipe, ajudando os colaboradores a desempenhar o melhor trabalho. Sem perdas de tempo, os funcionários poderão realizar as tarefas de maneira ágil.

Por isso, o software para advogados deve ser intuitivo e claro para todos os usuários. Eles devem reconhecer rapidamente todos os recursos disponíveis para o trabalho.

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5. Módulos integrados

Você sabe o quão importante é ter meios para que todos da equipe funcionem como engrenagens de um sistema maior. O software melhora a produtividade de todos porque reduz os erros, facilita a comunicação e integra os trabalhos diferentes em uma plataforma.

Além disso, por automatizar processos, a equipe poupa tempo para se dedicar às tarefas mais importantes.

Dessa forma, o trabalho colaborativo é um dos melhores recursos que o software para advogados proporciona. Todos da equipe estão conectados no mesmo painel. Cada um sabe o que o outro está fazendo. O trabalho fica mais fluído, dinâmico e transparente.

6. Controle financeiro

Ter um módulo financeiro integrado ao software para advogados é uma das soluções mais assertivas para uma gestão jurídica de sucesso. A centralização de informações elimina a necessidade do uso de planilhas complexas ou a contratação de sistemas paralelos de gestão.

Em um só local , o advogado consegue saber os custos de um caso ( pois é possível associar as despesas aos processos correspondentes) , gerir reembolsos , controlar os honorários e o fluxo de caixa sem que nenhuma despesa ou receita passe despercebida. Em alguns casos , é possível emitir até boletos para os clientes a fim de ter um controle mais profissional dos pagamentos.

Um recurso a mais é a possibilidade de ser notificado por e-mail de todos os vencimentos próximos. E através de diversos relatórios que o sistema oferece, controlar os lançamentos em atraso.

Recursos como esses são importantes para manter a saúde do negócio e crescer. Eles facilitam o trabalho de manter as finanças sob controle, para gerar sempre lucro. Com relatórios adequados, você percebe o “big picture” econômico da empresa. Passa a entender de fato o seu atual panorama.

7. Mobilidade no acesso e backup automático

Um advogado nem sempre está em seu escritório, e por isso precisa contar com a tecnologia para poder acessar os documentos que precisa no momento. A flexibilidade nesse sentido é fundamental. Ele precisa de acesso remoto ao seu escritório.

Através da computação em nuvem isso é possível. Como toda a documentação, relatórios e dados sobre o cliente estão online, ele só precisa acessar a internet. Com seu dispositivo próprio, como um smartphone comum, ele pode obter o que precisa rapidamente.

A mobilidade de um sistema online não é só um recurso a mais. Hoje se trata de um fundamento para o bom trabalho, uma vez que os advogados precisam contar com os benefícios de trabalhar remotamente. Principalmente quando precisam acessar o grande volume de documentações produzidas pelo escritório.

Antes de existir dispositivos digitais, era preciso acumular em um arquivo um grande número de documentos e papéis. Hoje contamos com a facilidade da digitalização, mas é preciso ter recursos para não se perder em meio a tudo isso.

Afinal, temos uma dependência do arquivo digital. Se um se perde, podemos ter um grande problema, às vezes irreversível. A perda de um documento pode trazer complicações sem precedentes para o negócio. A solução é o backup.

Mas como mencionamos, são muitos documentos utilizados no dia a dia. Se fossemos realizar backup de tudo, passaríamos o dia inteiro e nada resolvemos no trabalho. Isso tudo demonstra a importância de ter backup automático.

8. Suporte técnico

É importante observar se o software contratado oferece suporte técnico em sua solução. Ainda que um sistema online tenda a ser extremamente intuitivo , um bom suporte técnico garante ao advogado a segurança de estar respaldado por um atendente qualificado que irá ajudá-lo a explorar todos os recursos que o sistema dispõe.

Dê preferencia a sistemas que priorizam o atendimento humano. Para muitos advogados , a tecnologia é uma ferramenta desafiadora. Mais do que fornecer o suporte , a empresa deve estar preparada para oferecer uma verdadeira consultoria de boas práticas de gestão ao escritório.

Com um pacote de serviços adequado, você conta com muitos recursos de suporte técnico. Portanto, você não precisa pagar a mais ou dedicar um tempo próprio para essa solução. Tudo está incluso no valor pago.

Esses 8 recursos são imprescindíveis em um bom software para advogados. Queremos que você conheça o GOJUR, o sistema que trará não só esses benefícios, mas muito outros para sua empresa. Acesse o site e confira como utilizar em freemium.

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