Aprenda como organizar escritório de advocacia na era digital

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Uma dúvida muito recorrente e que surge entre os menos até entre os mais experientes é com relação à evolução da tecnologia. Então, como se adaptar e como organizar o escritório de advocacia na era digital?

De fato, os avanços tecnológicos têm trazido uma maior competitividade ao mercado advocatício. Por isso, os escritórios devem estar atentos e devem buscar se adaptar. Para saber mais, leia!

Como funciona a advocacia na era digital

Para começar, você precisa entender como funciona a advocacia nesta era digital. Dessa forma, compreender esta nova realidade é importante para se adaptar às novidades do mundo, que está em constante mudança por conta dos avanços tecnológicos.

Hoje em dia, embora alguns ainda resistam, os principais escritórios já têm se adaptado. Além deles, alguns menores e mais novos também estão percebendo que é importante se adaptar à nova era.

Ainda mais em tempos de pandemia de covid-19, entender mais sobre esse meio permite abrir novas possibilidades. Assim, há facilidades tanto para o escritório, em termos de gestão, por exemplo, quanto para o próprio cliente.

Aliás, falando em clientes, não é novidade que as pessoas preferem as ferramentas digitais e até mesmo o contato por elas. Pense no seu cotidiano: quantos serviços que há algumas décadas eram feitos fisicamente hoje você não faz online?

Então, o que quero dizer é que a evolução da tecnologia revolucionou todos os mercados, de forma geral, e o da advocacia também, em particular. Por isso, é preciso cada vez mais dominar novas técnicas e entender como funciona o novo.

Desafios de como organizar o escritório no digital

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É bem verdade que a tarefa de como organizar o escritório na era digital pode ter grandes benefícios, como vamos ver na próxima seção. Ainda assim, existem desafios que se apresentam.

Naturalmente, estes desafios são diferentes dos tradicionais, uma vez que o meio online se distingue do físico em vários aspectos. Portanto, você também precisa estar atento e antevê-los, para resolver logo que aparecerem. Veja alguns:

  • A gestão do tempo: ao mesmo tempo em que as ferramentas digitais favorecem a otimização do tempo, também obrigam o advogado a fazer escolhas. Afinal, agora há o WhatsApp, as redes sociais, os e-mails e outros fatores para checar.
  • Ser inovador: nossa sociedade valoriza cada vez mais quem consegue ter soluções diferentes para os mesmos problemas. Isto é particularmente um desafio dentro de como organizar o escritório, uma vez que existem tantos similares. Ter softwares jurídicos, produzir conteúdos, entre outros, é uma boa ideia.
  • Saber sobre mais temas: hoje em dia, todo mundo também espera que você tenha uma opinião sobre tudo. É claro que você não vai se tornar um especialista em todas as áreas. Ainda assim, deve pelo menos saber transitar por temas além dos convencionais do seu setor.
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Perceba, então, que apenas trouxe três exemplos de desafios básicos que se aplicam a qualquer escritório, independentemente da área. Dessa forma, adaptar-se a estas tarefas pode representar em ganhos competitivos e numa melhor qualidade do serviço, na visão do cliente.

Quais são os benefícios

Vamos combinar que ninguém iria se adaptar às novas ferramentas digitais se isso não valesse a pena, não é verdade? Afinal de contas, é muito mais confortável ficar na mesmice de sempre, sem ter de aprender nada.

Só que, na prática, essa zona de conforto mostra vários problemas. De fato, quem busca como organizar o escritório para o digital mostra resultados visíveis, que podem inclusive ser mensurados a partir de métricas próprias.

Portanto, alguns dos principais benefícios são os seguintes:

1.      Serve para todos os escritórios

As novidades da era digital são relevantes para todos os escritórios, independentemente do tamanho ou de quando foram criados. Na verdade, mesmo quem começa, se não está ligado às ferramentas digitais, já inicia um passo atrás. O custo-benefício vale a pena.

2.      Facilita o armazenamento de dados e informações

Como organizar um escritório de advocacia requer que você pense também em como armazenar toda a documentação que é parte do trabalho, certo? Agora, imagine que boa parte disso pode ser armazenado online, na nuvem.

Neste caso, muito espaço físico é poupado, de modo que você precisaria de um local menor para exercer as mesmas funções. Ou seja, auxilia na redução de custos como o de aluguel, além de preservar os documentos intactos.

3.      A busca de informações é mais prática e rápida

Bom, se armazenar os dados é mais simples, consultá-los também é. Em vez de procurar aquele documento que você precisa em um monte de gavetas e caixas, você pode fazer muito mais rapidamente num software com ferramentas de busca.

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4.      Os sistemas são seguros

Uma preocupação recorrente é com relação à segurança da informação na era digital. Imagine se alguém conseguir roubar as informações do seu sistema? No entanto, os softwares mais confiáveis do mercado possuem criptografia e são muito eficazes.

5.      Garante mais mobilidade

Agora, imagine que você não está no escritório, mas precisa acessar um documento ou ter uma informação específica. Então, felizmente, neste caso as ferramentas digitais também são perfeitas, justamente pela forma de armazenamento sobre a qual falamos antes.

Neste caso, permite até mesmo trabalhar longe de um escritório. Assim, alternativas como a advocacia home office ou o trabalho em espaços coworking é cada vez mais uma tendência.

Como organizar o escritório na era digital

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Até aqui, falamos bastante sobre o que é a advocacia na era digital, quais são os principais desafios e alguns dos benefícios mais evidentes. Em resumo, você deve ter notado que a vantagem competitiva que ela oferece é grande.

Então, como organizar o escritório de advocacia para estar adaptado ao digital? Em geral, existem algumas dicas especiais, mas você deve saber adaptar ao seu caso e às suas necessidades. Portanto, antes de mais nada, faça uma avaliação interna.

Após esta avaliação, siga e veja quais das dicas deve seguir e trace um planejamento:

  • Busque tornar cada vez mais digitalizadas as informações do seu escritório;
  • Para se prevenir, faça uma lista de tudo que não está no meio digital e digitalize tudo, pouco a pouco;
  • Pense se a redução de espaço é possível;
  • Tenha um site para o escritório e invista em estratégias de marketing jurídico;
  • Crie conteúdos inteligentes e que dialoguem com o seu público em seu blog/site e em suas redes sociais;
  • Planeje uma rotina de tarefas internas eficiente, bem como a gestão de atendimento;
  • Tenha boas ferramentas voltadas para o mundo digital;
  • Invista em um bom software jurídico para otimizar ainda mais tarefas.
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Principais ferramentas de apoio

Como falei na seção anterior, algumas ferramentas digitais podem ser interessantíssimas para quem está procurando como organizar o escritório de advocacia no mundo digital. Algumas delas são mais conhecidas, enquanto outras não.

Abaixo, listei algumas das principais. A partir disso, você pode ir testando o que funciona mais, além de ir atrás de novas a partir das necessidades que identificar.

  • Dropbox: este é um serviço para armazenar e compartilhar arquivos, seguindo o conceito de nuvem.
  • Google Drive: o Google Drive, assim como o Dropbox, é um serviço de armazenamento de nuvem. Este, porém, está na estrutura do Google, e você pode acessar até pelo seu Gmail.
  • Trello: seguindo a metodologia kanban, permite criar uma estrutura de cards, em que a equipe se integra mais e identifica as tarefas em andamento.
  • Softwares jurídicos: por fim, saiba que há uma grande quantidade de softwares jurídicos disponíveis no mercado. Eles permitem, em geral, uma atualização automática dos processos, facilidade para os honorários advocatícios e demais tarefas financeiras, além de várias outras funcionalidades.

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