Como escolher software jurídico? Veja 6 dicas!

Afinal, como escolher software jurídico? Quais funcionalidades ele deve ter? O que esperar do suporte? São muitas as perguntas que você pode fazer quando está considerando investir em um software jurídico.

Índice

A seguir, apresentaremos dicas práticas e critérios fundamentais que o ajudarão a selecionar o software jurídico que melhor se adapta às necessidades e objetivos do seu escritório, impulsionando assim a sua gestão jurídica para um novo patamar de eficiência.

Acompanhe!

Antes de tudo: o que é um software jurídico?

Um software jurídico é uma ferramenta tecnológica desenvolvida especificamente para auxiliar advogados, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos na gestão de suas atividades diárias.

Em essência, ele funciona como um sistema integrado que centraliza informações, automatiza tarefas e otimiza processos, contribuindo significativamente para o aumento da eficiência e da produtividade no ambiente jurídico.

Entre as principais funcionalidades de um software jurídico, destacam-se:

Organização;
Acompanhamento de processos judiciais e administrativos;
Controle de prazos e compromissos;
Gestão de documentos e contratos;
Emissão de relatórios;
Controle financeiro;
Comunicação com clientes;
Gestão de tarefas da equipe.

Ao integrar essas diversas ferramentas em uma única plataforma, o software jurídico simplifica a rotina de trabalho dos advogados, permitindo que dediquem mais tempo a atividades estratégicas e à representação de seus clientes.

Como escolher o software jurídico ideal?

Nos próximos tópicos, exploraremos os principais critérios e dicas que você deve considerar ao avaliar as diversas opções disponíveis no mercado.

Acompanhe para descobrir como tomar uma decisão informada e investir em um software jurídico que realmente impulsione o sucesso da sua prática jurídica.

Identifique as necessidades do escritório

O primeiro passo na escolha de um software jurídico é realizar uma análise interna detalhada do seu escritório.

Isso significa mapear seus processos de trabalho, desde o atendimento ao cliente até o faturamento e o acompanhamento processual.

Identifique os pontos críticos que consomem mais tempo, geram gargalos ou apresentam maiores chances de erro. Quais tarefas poderiam ser otimizadas com a ajuda da tecnologia?

Para auxiliar nessa reflexão, defina claramente seus objetivos ao buscar um software jurídico.

Considere as seguintes perguntas como ponto de partida:

Eu preciso de um módulo que ofereça controle de horas de trabalho?
Necessito de integração com funções relacionadas ao financeiro?
O software precisa ajudar no cálculo dos honorários advocatícios?
Qual relação que o sistema deverá ter com o meu cliente?
O software jurídico precisa ter integração com tribunais e publicações?

Ao responder a essas e outras perguntas específicas para a sua realidade, você terá uma base sólida para iniciar a busca pelo software jurídico ideal.

como escolher software jurídico, Como escolher software jurídico? Veja 6 dicas!

Pesquise as opções de softwares jurídicos

Após identificar as necessidades do seu escritório, o próximo passo é explorar as opções de softwares jurídicos disponíveis no mercado.

Existem diversas fontes de pesquisa que podem te ajudar nessa etapa.

Você pode começar pesquisando diretamente nos sites dos fornecedores, onde geralmente é possível encontrar informações detalhadas sobre as funcionalidades, os planos e os preços.

Outra estratégia eficaz é utilizar comparadores online, que permitem analisar diferentes softwares lado a lado, facilitando a identificação das opções que melhor se encaixam nas suas necessidades.

Ao longo da sua pesquisa, não hesite em solicitar demonstrações e testes gratuitos dos softwares que mais chamaram a sua atenção.

Essa é uma excelente oportunidade para experimentar o sistema na prática, verificar a sua usabilidade e avaliar se ele realmente atende às suas expectativas.

Para identificar fornecedores confiáveis e com boa reputação, considere os seguintes aspectos:

Tempo de atuação no mercado e experiência com escritórios do seu porte e área de atuação;
Qualidade do atendimento e do suporte técnico oferecido durante o período de teste e nas demonstrações;
Transparência nas informações sobre funcionalidades, preços e condições de uso;
Presença online e reputação em sites especializados e redes sociais.

Entenda o que o software jurídico oferece

Nesta etapa, o foco é ir além da simples leitura da lista de funcionalidades de cada software jurídico. É fundamental entender como cada recurso funciona na prática e imaginar como ele se encaixa no seu dia a dia.

Além das funcionalidades básicas, como gestão de processos, prazos e documentos, explore recursos mais avançados que podem agregar ainda mais valor ao seu trabalho.

Considere, por exemplo, a disponibilidade de recursos como:

Inteligência artificial para auxiliar na análise de documentos, identificação de padrões e otimização de pesquisas;
Análise de dados e Business Intelligence para gerar relatórios personalizados e obter insights estratégicos sobre a performance do escritório;
Integração com outras ferramentas, como sistemas de gestão financeira, plataformas de comunicação e calendários online;
Automação de tarefas, com o envio de notificações automáticas, a geração de documentos padronizados e o controle de horas trabalhadas;
Gestão eletrônica de procurações e contratos;
Funcionalidades de colaboração e comunicação interna.

Ao avaliar as funcionalidades, é crucial considerar a usabilidade do software. A interface deve ser intuitiva e fácil de navegar, a curva de aprendizado deve ser acessível para toda a equipe, e o sistema deve ser acessível em diferentes dispositivos.

Um software jurídico eficiente é aquele que simplifica o trabalho, e não o complica.

Saiba a opinião de outros clientes

Antes de tomar uma decisão final, é fundamental procurar a opinião de outros profissionais do direito que já utilizam ou utilizaram os softwares que você está considerando.

A experiência de outros usuários pode oferecer mais informações sobre os pontos fortes e fracos de cada sistema, a qualidade do suporte técnico e a satisfação geral com o produto.

Para isso, você pode recorrer a plataformas especializadas em avaliação de software, participar de grupos em redes sociais ou fóruns onde advogados compartilham suas experiências e, se possível, conversar diretamente com colegas de profissão que utilizam os mesmos softwares.

Ao analisar essas opiniões, é importante ser crítico e avaliar a relevância e credibilidade da fonte.

Certifique-se de que a opinião vem de um profissional com um perfil e necessidades semelhantes às suas, e verifique se o usuário realmente usou o software.

Também é relevante observar se determinadas funcionalidades são mencionadas com frequência, já que isso pode indicar pontos fortes ou fracos do sistema.

Além disso, é essencial verificar a reputação do fornecedor no mercado. Isso inclui considerar o tempo de atuação da empresa, a qualidade do suporte técnico, a segurança oferecida pelo software e a capacidade da empresa de atender às necessidades dos clientes a longo prazo.

Preze pela segurança do sistema

A segurança dos dados é uma preocupação primordial para qualquer escritório de advocacia.

Um software jurídico lida com informações confidenciais de clientes e processos, tornando a segurança um critério fundamental na sua escolha.

Verifique se o software oferece recursos robustos de segurança, como:

Criptografia de dados: para proteger as informações armazenadas e transmitidas;
Backups regulares: para garantir a recuperação dos dados em caso de falhas ou incidentes;
Controle de acesso: para definir permissões de acesso para diferentes usuários e garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou modificar informações sensíveis;
Firewalls e sistemas de detecção de intrusão: para proteger o sistema contra ameaças externas.

Além disso, é essencial verificar se o fornecedor está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras regulamentações de proteção de dados relevantes.

Certifique-se de que a empresa possui políticas de privacidade claras e transparentes, explicando como os seus dados são coletados, armazenados e utilizados.

Verificar se o fornecedor possui certificações de segurança reconhecidas no mercado também pode ser um bom indicativo da sua preocupação com a proteção dos dados dos clientes.

Saiba como funciona o suporte

O suporte técnico é um aspecto essencial ao escolher um software jurídico, pois, apesar de se esperar que o sistema funcione sem problemas, é sempre importante ter um canal de apoio disponível para resolver qualquer questão que surja.

Certifique-se de que o fornecedor oferece suporte técnico adequado, com diferentes canais de contato, como telefone, e-mail e chat, além de verificar os horários de atendimento.

Isso garantirá que você tenha assistência sempre que necessário, seja para tirar uma dúvida simples ou resolver um problema técnico.

Também é relevante checar se o fornecedor oferece treinamento e materiais de apoio, como tutoriais e FAQs, para facilitar o uso do software.

Além do suporte, é crucial avaliar os planos oferecidos pelo software jurídico. A maioria dos sistemas apresenta diferentes opções, cada uma com funcionalidades específicas para atender a diversos tamanhos de escritórios.

Ao comparar os planos, considere o preço, as condições de pagamento e os recursos inclusos.

A importância da implementação e do treinamento

A escolha do software jurídico ideal é apenas o primeiro passo para otimizar a gestão do seu escritório.

A implementação eficiente e o treinamento adequado de toda a equipe são cruciais para garantir que o novo sistema seja utilizado ao máximo e traga os resultados esperados.

A transição para um novo software requer planejamento e organização. Defina um cronograma de implementação, designe responsáveis por cada etapa e comunique as mudanças para toda a equipe.

Considere a possibilidade de realizar a migração dos dados do sistema anterior para o novo software de forma gradual e acompanhada, minimizando interrupções nas operações diárias.

O treinamento é um investimento fundamental para o sucesso da implementação. Certifique-se de que todos os usuários recebam treinamento adequado sobre as funcionalidades do software, de acordo com seus respectivos papéis e responsabilidades.

Ofereça diferentes formatos de treinamento, como aulas presenciais ou online, tutoriais em vídeo e materiais de apoio. Incentive a participação de todos e crie um ambiente de aprendizado colaborativo.

É importante que os usuários se sintam confortáveis e confiantes para utilizar todas as ferramentas disponíveis no software jurídico.

Conheça o GOJUR

O software jurídico GOJUR é um software jurídico completo e intuitivo, desenvolvido para atender às necessidades de advogados e escritórios de advocacia de todos os portes.

Com uma interface amigável e diversas funcionalidades, o GOJUR simplifica a gestão jurídica, otimiza processos e aumenta a produtividade da sua equipe.

Entre as principais características do GOJUR, destacam-se:

Gestão processual completa: acompanhe todos os seus processos de forma organizada, com controle de prazos, movimentações e documentos;
Controle financeiro integrado: gerencie suas finanças, emita boletos, controle pagamentos e honorários de forma eficiente;
Gestão de documentos: armazene e organize todos os seus documentos de forma segura e acessível;
Agenda e compromissos: mantenha sua agenda atualizada com prazos, audiências e outras atividades importantes;
Relatórios personalizados: gere relatórios detalhados sobre a performance do seu escritório;
Captura automática de publicações: receba automaticamente as publicações dos tribunais relevantes para os seus processos;
Monitoramento de jurisprudência: mantenha-se atualizado sobre as decisões judiciais mais importantes;
Comunicação com clientes: facilite a comunicação com seus clientes, mantendo-os informados sobre o andamento dos seus casos;
Planos flexíveis: escolha o plano que melhor se adapta às necessidades e ao tamanho do seu escritório.

O software GOJUR oferece diferentes planos. O plano GRÁTIS permite gerenciar até 30 processos, com usuários ilimitados, espaço ilimitado para documentos e acesso ao Monitor Tribunal para 5 processos, sendo este plano sempre gratuito.

Os planos pagos incluem o LIGHT, SMART, ESSENTIAL e TOP que escalam as quantidades de usuários permitidos e de processos que podem ser realizados.

Adicionalmente, há o plano USUÁRIO, voltado para um único usuário com processos ilimitados.