Como a tecnologia pode otimizar a gestão de um departamento jurídico

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Atualmente, a tecnologia cumpre um papel de fundamental importância na gestão de qualquer negócio. Isso não é diferente quando tratamos da gestão de escritórios e departamentos jurídicos de empresas.

Como se sabe, para ter sucesso o advogado precisa ser multitarefas. É preciso que atue no ordenamento jurídico sempre buscando novos conhecimentos, sendo que ao mesmo tempo deve gerir, com mestria, questões financeiras, movimentações de processos, prazos, relacionamento com os clientes, entre muitas outras coisas.

A partir da necessidade de compreender todos esses aspectos, muitas vezes o profissional acaba sobrecarregado, sem tempo nenhum, utilizando grande parte de seu dia para manter-se organizado e em dia com suas obrigações de curto prazo.

Mas e se esses profissionais pudessem planejar o futuro, de maneira a terem todo o controle de sua atividade com apenas alguns cliques? Hoje vamos demonstrar que isso é realmente possível. Acompanhe o artigo.

Como realizar a gestão de um departamento jurídico com um software?

Existem algumas maneiras de facilitar a vida dos profissionais que realizam a gestão de um departamento jurídico. Atualmente a principal delas é com o auxílio de softwares criados por empresas especializadas.

Antes de tratarmos a respeito das principais funcionalidades desse tipo de software, vejamos um exemplo prático.

João atua na gestão de um departamento jurídico. Ele é advogado e trabalha dentro de uma empresa de médio/grande porte. Em seu dia a dia ele está sempre exacerbado de trabalho, tendo que lidar com questões burocráticas, se atualizar manualmente sobre cada processo, bem como organizar e verificar a produtividade de cada um dos profissionais da equipe.

Não é preciso dizer, que muitas vezes alguma dessas atividades acaba sendo prejudicada pela falta de tempo. É nesse momento que a tecnologia de um software jurídico pode fazer toda a diferença, otimizando as tarefas e permitindo que João e sua equipe trabalhem juntos, compartilhando informações e otimizando o tempo gasto em cada tarefa.

A tecnologia dos softwares para a gestão de um departamento jurídico

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Não há tecnologia melhor do que um software jurídico para auxiliar o advogado. Por isso, neste tópico vamos analisar as funcionalidades oferecidas pelos melhores softwares do mercado, bem como a sua aplicação direta na gestão de um departamento jurídico.

Modelo SaaS

SaaS significa Software as a Service. Essa expressão está diretamente ligada a forma com que o software é utilizada, qual seja, na forma de um serviço prestado pelas empresas desenvolvedoras.

Para simplificar o entendimento, pode-se conceituar esse modelo como um software que é vendido por empresas especializadas, que tomam para a si a responsabilidade pela estrutura da aplicação. O cliente utiliza o software como um serviço via internet e para isso, paga um valor recorrente para a empresa que viabiliza essa solução.

Os softwares que funcionam a partir do modelo SaaS, podem ser acessados a partir de uma infinidade de dispositivos. Isso significa que há maior praticidade no dia a dia do profissional.

Digamos que o advogado está se encaminhando para uma audiência e precisa acessar uma informação sobre outro processo. Ele pode acessar o sistema em seu próprio celular, de maneira fácil e rápida. Podendo verificar as informações que precisa e passá-las para sua equipe ou cliente.

Os melhores softwares do modelo SaaS ainda contam com a grande vantagem de serem armazenados a partir da nuvem. O que faz com que o departamento jurídico ou o escritório onde o software é utilizado, não precise realizar um grande investimento em armazenamento e segurança dos dados.

A própria empresa que disponibiliza o software no modelo SaaS já cuida dessas questões. Por isso, não há uma licença de utilização vitalícia para esse tipo de produto.

O que existe é a possibilidade de o cliente escolher planos mensais ou anuais, em que pode optar pelo número de usuários que precisam do acesso, quantidade de processos que deseja cadastrar, entre outros fatores que podem alterar os valores dos planos.

Controle de prazos

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Uma das maiores dificuldades dos profissionais que atuam no direito, é a grande quantidade de prazos que lidam. Departamentos jurídicos que possuem processos em andamento, estão sempre verificando a data dos despachos, das publicações, das notas de expediente, entre outras movimentações processuais, para verificar se há algum prazo para ser cumprido.

No direito, para que tudo ocorra de maneira fluida, as manifestações, tanto da parte autora, quanto da parte ré, precisam ser tempestivas. Isso significa que os prazos, sejam eles judiciais ou legais, devem ser cumpridos a risca para o bom andamento dos processos.

Mas o que a tecnologia tem a ver com tudo isso?

TUDO!

Para começar, a contagem dos prazos pode ser feita de maneira automatizada por meio de softwares, possibilitando assim que o advogado empregue menos tempo nesse tipo de atividade técnica, e possa focar no conteúdo do processo em si, ou como chamamos no direito, na matéria, bem como em outras questões processuais.

Mas não é só isso! O ponto mais importante relacionado ao controle de prazos é a possibilidade de manter uma organização mais regular no departamento. Isso ocorre porque a tecnologia empregada no software jurídico permite que haja uma integração entre os prazos executado e que irão vencer, com a agenda utilizada pelos profissionais, que também fica dentro do programa.

A agenda é integrada as publicações dos processos, de modo que ao verificar os compromissos do mês ou da semana por exemplo, a equipe tem uma visualização bastante abrangente do que está sendo movimentado nos processos. Por poder fazer essa avaliação das movimentações passadas e futuras, é possível ter um controle maior dos prazos e assim manter todos os processos com os devidos andamentos em dia.

Outrossim, os prazos também chegam a equipe por meio de alertas no próprio sistema, bem como no e-mail dos profissionais envolvidos na demanda. Essa praticidade leva ao aumento da produtividade da equipe e minimiza os riscos de erros que podem ser cometidos em relação a tempestividade das movimentações que ficam a cargo dos advogados em cada processo.

Além disso, os melhores softwares jurídicos do mercado disponibilizam a emissão de relatórios de prazos. Funciona da seguinte maneira:

O advogado pode entrar no sistema e filtrar os prazos por período, dessa forma é gerado um relatório de todos os prazos pendentes no período selecionado. Também é possível emitir relatórios de prazos já executados.

Por conta de todas essas vantagens, o mais recomendável é que se adquira a licença de um software jurídico que contemple funções de alerta, controle de prazos vinculados aos processos e a agenda do sistema, e não somente programas que realizam a simples contagem destes prazos.

Dessa forma, a gestão dos prazos estará centralizada em um único local onde todos poderão ter uma visualização macro das movimentações realizadas ou que deverão ser realizadas no futuro.

Acompanhamento dos processos em tempo real

A organização dos processos em andamento é crucial para a boa gestão de um departamento jurídico. Por isso, sempre que um novo processa chega até a mesa do profissional, seja para ingressar como uma ação, seja para defender os interesses da empresa em uma demanda processual, é essencial que haja um controle eficiente de gestão desses processos.

A tecnologia pode ser uma importante aliada nessa questão. Essencialmente por meio de softwares jurídicos capazes de organizar cada processo de maneira que quando o profissional precisar acessar algum documento ou informação referente a demanda, poderá fazê-lo de maneira rápida e prática.

Os melhores programas do mercado funcionam com uma ferramenta bastante completa de cadastramento de processos, sendo que as principais contam com sistemas que pedem informações, como:

– Número do processo;
– Nome do cliente;
– Natureza jurídica da ação;
– Rito;
– Valor da Causa;
– Data da distribuição; entre muitas outras.

Em um primeiro momento pode parecer um pouco complexo e cansativo incluir todos esses dados, entretanto essa não é uma obrigatoriedade, mas sim uma funcionalidade dos softwares. Esse tipo de cadastro detalhado serve para que o profissional tenha mais filtros quando precisar encontrar um processo.

Como exemplo, podemos citar um departamento jurídico de uma empresa que oferece serviços de telefonia, internet e TV a cabo. Esse tipo de empresa conta com milhares de processos anualmente. Imagine que se durante o cadastramento no sistema, não houvesse a opção de indicar informações detalhadas.

Neste caso, quando o profissional precisasse de uma informação a respeito de um dos processos para indicar ao preposto, seria muito mais difícil encontrá-lo sem poder se utilizar de filtros de pesquisa oriundos de um cadastro detalhado.

Além disso, teria que acessar o processo escaneado por correspondentes ou no próprio sistema eletrônico, para verificar qualquer informação, o que tomaria muito tempo. Por esse motivo, o cadastro de processos em softwares jurídicos, é com certeza, a melhor opção para melhorar a gestão de departamentos jurídicos.

Agenda

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Um dos maiores aliados do advogado é a sua agenda. Nela são registrados seus compromissos por data, o que facilita muito a organização do profissional, que muitas vezes precisa ir a diversos locais e realizar um grande número de atendimentos durante a semana.

Entretanto, muitos advogados ainda não aderiram à agenda eletrônica. Alguns profissionais continuam usando a agenda de papel.

Este é um grande erro.

Os hábitos devem estar sempre em evolução, e embora possa parecer difícil realizar a transição do papel para o computador/celular, o empenho nessa mudança traz resultados muito satisfatórios.

Em uma agenda eletrônica são incluídos todos os compromissos que o advogado pode ter, e como se sabe, a lista é bem grande. No dia a dia do profissional, ele precisa frequentar lugares como o fórum da cidade, cartório de notas, justiça do trabalho, registro de imóveis, prefeitura, entre muitos outros. Com tantos compromissos é difícil se organizar. Neste momento um software jurídico com a ferramenta de agenda pode ser muito bem aproveitado.

Os melhores programas do mercado já oferecem a função de agenda, porém, alguns possuem certas vantagens que fazem toda a diferença no dia a dia do profissional.

Entre elas estão a possibilidade de agendar prazos de manifestações de maneira automatizada, agendar audiências, atendimentos aos clientes, entre muitos outros compromissos. Tudo isso pode ser feito de forma online, no próprio software que fica disponível online passível de acesso por diversos tipos de dispositivos, como celulares e tablets.

A agenda é totalmente colaborativa e integrada. Isso significa que todas as pessoas vinculadas ao departamento terão acesso aos prazos, dias de audiência, entre outras datas importantes para o bom andamento do trabalho.

Além disso, a agenda pode ser facilmente configurada para alertar os profissionais um pouco antes dos compromissos. Isso facilita muito na organização do tempo, das obrigações e da gestão de um departamento jurídico.

Suporte

A tecnologia aplicada nos softwares jurídicos auxiliam os profissionais do ramo. Dito isso, vale lembrar que, assim como qualquer coisa, os programas podem apresentar erros. Embora isso seja muito difícil de acontecer, eles existem e não devem ser um problema para o advogado.

A gestão jurídica de um departamento jurídico deve se manter sempre funcionando com fluidez, e para isso a tecnologia utilizada deve vir acompanhada de um bom serviço de suporte.

Os principais softwares disponíveis no mercado oferecem um suporte completo, sendo que ainda existem empresas que propõe um atendimento personalizado ao advogado.

A questão do suporte não se resume apenas em erros que podem acontecer, mas também no auxílio ao profissional para que possa utilizar todas as ferramentas que deseja, sem dificuldades.

Existem consultorias personalizadas que ajudam o profissional a se inteirar a respeito das principais funções do software jurídico, bem como funcionam como um porto seguro para que o advogado possa sanar suas dúvidas e utilizar o programa da melhor maneira possível, sem que ocorram imprevistos.

Este é um ponto bem importante, pois para realizar uma boa gestão, seja em escritórios ou departamentos jurídicos de empresas, a equipe precisa estar alinhada com o sistema. Isso tem grande relevância para que haja celeridade e facilidade no acesso de processos, informações, prazos, documentos, entre outras funcionalidades disponíveis nos softwares.

Controle de valores

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A tecnologia aplicada em softwares jurídicos também pode ajudar muito na gestão financeira da empresa que possui um departamento jurídico. Isso ocorre principalmente quando tratamos de provisionamentos judiciais.

Os provisionamentos possuem a finalidade de resguardar a empresa a não perder seu fluxo de caixa no caso de condenações judiciais. Funciona da seguinte maneira:

A empresa reserva certo valor para que caso haja uma condenação em última instância que a obrigue a arcar com um custo financeiro, ela esteja preparada e não conte com esse valor para realizar novos investimentos por exemplo.

O software jurídico auxilia a manter esses valores atualizados automaticamente, sem que seja necessário um trabalho manual de contabilidade para verificá-los. Há uma integração entre o departamento financeiro e jurídico, de modo que os valores estejam sempre corretos e alinhados com as necessidades e possibilidades da empresa.

Além disso, esse tipo de programa ainda facilita o controle de informações financeiras relacionadas a depósitos recursais, depósitos judiciais e valores de garantia em processos. Fazendo com que tudo isso, também fique mais transparente nos setores responsáveis pelas movimentações financeiras da empresa.

Acompanhamento do andamento de processos

Todo advogado sabe como é difícil acompanhar todos os processos em que atua. Muitas vezes, isso prejudica o trabalho, de maneira que a verificação de cada demanda no site do seu respectivo tribunal toma um grande tempo do profissional.

A partir desse problema, a tecnologia vem para otimizar a gestão de um departamento jurídico no que diz respeito ao acompanhamento de processos. Isso ocorre por meio do cadastramento dos processos em softwares jurídicos, que auxiliam o profissional a manter-se atualizado de tudo o que é movimentado em cada processo.

Para realizar o acompanhamento basta cadastrar o processo com o número cadastrado no site do tribunal ao qual ele está vinculado. Depois o software faz trabalho de verificação automática das movimentações, alertando o profissional sobre cada publicação no Diário Oficial a partir da própria pasta em que o processo está cadastrado.

Tudo isso ocorre, através da ligação que esse tipo de software possui com os tribunais do país, sendo que os melhores programas contam com abrangência em todos os estados e também no Distrito Federal.

O advogado, quando cadastra o processo no sistema, pode ficar tranquilo em relação às suas movimentações. Não é preciso ficar acessando o site do tribunal, ou procurando em seu e-mail pessoal pelo envio das movimentações pelo “push” dos processos. Tudo é feito de maneira automática.

Basta que o profissional entre no sistema e verifique as últimas movimentações de cada processo. Qualquer alteração é notificada, o que traz muito mais tranquilidade em relação ao andamento de cada demanda. Igualmente, não se corre o risco de perder prazos por não ter visto as movimentações do processo, tendo em vista que tudo fica disponível de maneira dinâmica e de fácil verificação.

No momento em que se abre o processo no sistema, é possível verificar uma série de coisas. Entre elas, as mais importantes são as movimentações que ocorreram ao longo do tempo (com data e conteúdo), os documentos e petições que acompanham o processo, sendo que neste último caso podem ser anexados ao sistema conforme a conveniência do usuário, entre outras informações.

Automação de documentos

Antes da tecnologia ser parte integrante da vida dos advogados em um departamento jurídico, as petições, peças, requerimentos, notificações, procurações, entre outros tipos de documentos eram feitos integralmente, por um ou mais profissionais. Esse trabalho era feito no computador, o que facilitava um pouco o manejo do tempo, mas de igual forma era cansativo e precisava de um conhecimento técnico a respeito de cada documento e de sua respectiva formatação.

Com o advento dos softwares jurídicos, hoje a equipe jurídica das empresas já pode se beneficiar com a automação da geração de documentos. Para que fique mais claro, iremos explicar neste tópico como os profissionais podem utilizar os softwares para essa finalidade.

Existem duas maneiras de automatizar a geração dos documentos:

A primeira é a geração de documentos para processos. Ela funciona com base em modelos criados pelos profissionais. Os modelos são feitos no próprio sistema, sendo que é deixado um espaço para preenchimento posterior. Nestes espaços são colocadas informações como o número do processo, nome das partes, entre outras.

Já a segunda forma é a geração de documentos para os clientes. Ela também funciona com base nos modelos cadastrados, porém é feita de maneira direcionada, caso em que as informações serão automaticamente colocadas nos espaços. O profissional vai até o cadastro e escolhe qual documento deseja emitir. No caso de um departamento jurídico, onde há apenas um “cliente” (a empresa), essa opção também é válida, tendo que vista que o advogado pode ir até o processo que deseja, e emitir automaticamente o documento de sua escolha, que já terá todos os dados da empresa na qual o departamento jurídico é situado.

A geração de documentos é especialmente efetiva em um departamento jurídico para a emissão de cartas de preposição e procurações, mas também pode ser utilizada para a geração de qualquer outro documento processual, desde que as informações ou que os modelos sejam previamente cadastrados pelos profissionais.

A grande sacada da automatização da geração de documentos é a produtividade, já que a equipe não precisará passar grande parte do dia confeccionando documentos a partir do zero. Outro ponto interessante é que a utilização de um software para esse trabalho, diminui consideravelmente a margem de erros na digitação dos documentos, tornando o trabalho mais assertivo.

Gestão de contratos

A confecção de contratos dentro de um departamento jurídico, pode passar por diversos setores da empresa até que seja concluída. Isso acontece, pois muitas vezes são necessários uma série de documentos, confirmações por e-mail, envio do contrato para revisões, entre outras etapas.

Com a ajuda da tecnologia, o advogado pode controlar e registrar todas as movimentações dos contratos elaborados por ele, assim como outras pessoas da equipe e de outros setores também conta com essa prerrogativa. Dessa forma, sempre que acessar o sistema estará disponível a versão mais atualizada do contrato, bem como as alterações que foram sendo realizadas ao longo do tempo.

Além disso, uma coisa muito interessante que os softwares jurídicos oferecem, é a possibilidade de se criar alertas e avisos a respeitos de datas importantes relacionadas aos contratos ali registrados. Essas datas podem ser cadastradas como vencimento do contrato, dia de renovação dos documentos, entre outros.

Controle de escritórios terceirizados

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Realizar a gestão de um departamento jurídico em uma empresa não é nada simples. Quando falamos em empresas que possuem diversas demandas em andamento, menos ainda. A partir disso, muitos empreendimentos optam por contar com o auxílio de escritórios terceirizados para dar andamento aos processos.

Mesmo com os escritórios terceirizados, as empresas ainda contam com seu departamento jurídico, pois precisam ter certo controle a respeito do serviço realizado pelos escritórios, assim como enviar informações pertinentes sobre os posicionamentos da empresa em relação às demandas.

Muitas vezes, a empresa opta por realizar acordos com até X valor em determinados casos que se repetem ao longo do tempo, por exemplo. Isso varia muito de empresa para empresa, de modo que deve haver um contato próximo entre os escritórios terceirizados e o departamento jurídico para que isso seja orientado.

Esse contato pode ser feito por meio de e-mail, telefone ou até mesmo presencialmente. Entretanto, isso não é nada produtivo, tendo em vista que os envolvidos não teriam uma forma de centralizar as informações. Por este motivo, e como forma de otimizar a gestão de um departamento jurídico, foram criados softwares utilizados justamente para essa finalidade: integrar os escritórios com o departamento jurídico da empresa.

Um ponto interessante a respeito dessa integração é que o departamento responsável dentro da empresa pode acompanhar os processos e a atuação do escritório em tempo real. Isso faz com que os profissionais possam transmitir as informações necessárias, bem como solicitar relatórios sobre quantidade, valores e sucesso obtido nas demandas.

A importância dos softwares jurídicos é tão grande, que pode aumentar muito a produtividade dos escritórios terceirizados, de maneira que tende até mesmo, a possibilitar uma redução da quantidade de escritórios contratados para esse fim. Por isso, o investimento em licenças e planos de utilização desses softwares conta com um retorno muito alto.

Geração e acompanhamento de relatórios

Os relatórios são muito importantes na gestão de um departamento jurídico. Porém, antes da transformação digital chegar a esses locais, os relatórios eram feitos a próprio punho, ou no melhor dos casos, em um computador, em que o advogado fazia os relatórios ao lado de uma pilha de processos físicos.

É claro, que não precisamos dizer que essa forma de emitir relatórios era muito contraproducente. Entretanto, com o auxílio de softwares jurídicos é possível fazer relatórios de maneira automatizada.

Como já foi mencionado, é possível cadastrar processos com muita facilidade e riqueza de informações. A partir do cadastro o software é integrado ao tribunal correspondente, e com isso adquire a prerrogativa de acompanhar todas as movimentações processuais relacionadas ao processo.
Pois bem, quando o advogado deseja emitir um relatório sobre determinado processo. Basta que ele acesse o sistema do software, encontre o processo por meio dos filtros de pesquisa disponíveis, e emita o relatório com todas as movimentações existentes naquela demanda. Tudo isso é feito em pouquíssimo tempo.

Esse tipo de relatório serve para que o profissional possa ter uma visão mais ampla e abrangente do processo, bem como enviar essas informações de maneira sintetizada para seus colegas e superiores, fazendo com que a integração da equipe seja ainda mais facilitada.

Além disso, estão disponíveis nos melhores softwares jurídicos, a emissão de outros tipos de relatórios, sendo que os principais são a respeito de:

– Histórico de êxitos;
– Decisões recorrentes;
– Número de processos abertos por área, período ou tipo de causa; entre outros.

A emissão desses relatórios otimiza muito a gestão de um departamento jurídico, principalmente quando há uma grande quantidade de demandas. Ao centralizar todas essas informações no sistema, o departamento pode até mesmo prestar assessoria para outras áreas da empresa, além de analisar as informações de modo a antecipar e evitar possíveis demandas.

A tecnologia e a produtividade da equipe

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Qualquer equipe de trabalho tende a funcionar melhor quando há uma clareza de objetivos e meios para alcançá-los. É importante que o gestor tenha acesso a todas as informações pertinentes a respeito do que é feito no local. Isso é especialmente verdadeiro quando o trabalho está concentrado em um departamento jurídico.

Para obter as informações que precisa, o gestor ou os profissionais podes simplesmente perguntar aos advogados que compõem a equipe. Porém, deixar o conhecimento sobre determinado processo a cargo de uma ou poucas pessoas é muito arriscado, pois este profissional pode adoecer, se afastar da empresa, entrar em férias, entre outras questões.

A partir da necessidade de centralizar as informações, gestores e componentes de equipes de trabalho em departamentos jurídicos estão optando cada vez mais pela utilização de softwares jurídicos. Esse tipo de programa concentra tudo o que é relevante a respeito dos processos e demandas concluídas ou em andamento.

Dessa forma, sempre que há a necessidade de saber alguma coisa relacionada ao trabalho, basta que qualquer pessoa que tenha o acesso ao sistema acesse o software e verifique com agilidade o que precisa saber. Isso traz muita praticidade e aumenta consideravelmente a produtividade da equipe.

Além disso, com um software jurídico, os gestores podem delegar tarefas e atribuí-las de maneira facilitada para o profissional responsável. Depois disso, para verificar como está sendo feito o trabalho, basta que ele entre no processo e verifique as movimentações realizadas pelo advogado.

Isso foi pensado para que a produtividade dos profissionais esteja sempre sendo verificada pelos superiores, de modo que a velocidade e a qualidade com que as demandas são realizadas, nunca fique abaixo do aceitável pela empresa.

Considerações finais

A transformação digital no ramo do direito veio para integrar a tecnologia à gestão de um departamento jurídico ou escritório de advocacia. Por meio dos softwares jurídicos os advogados têm muito mais clareza sobre as informações de cada demanda, aumentando a velocidade e a acuracidade do trabalho realizado.

Não há que se pensar em dificuldades de adaptação quando falamos em uma contrapartida tão promissora. Isso significa que todo o esforço realizado para entender e se adaptar ao uso da tecnologia, pode trazer resultados incríveis para os profissionais do direito.

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Empresa de tecnologia, especializada na criação de soluções para o segmento jurídico.

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