É sabido que os prazos judiciais são o grande “calcanhar de Aquiles” dos advogados. Uma perda de prazo pode significar um prejuízo inestimável ao cliente, ao escritório ou departamento jurídico. Pode ainda colocar em cheque a credibilidade de um profissional caso ocorra uma preclusão temporal.
Mas tal atividade, por fazer parte da rotina jurídica, não deveria ser encarada com tanto receio. A preocupação excessiva (mas justificável) dos profissionais do Direito acerca dessa incumbência pode ser diminuída quando se institui uma gestão de prazos eficiente. Através de técnicas simples, é possível estabelecer um fluxo de controle de prazos eficaz e ter total segurança das tarefas executadas.
Apenas com a adoção de uma rotina de trabalho bem desenhada, o profissional conseguirá distribuir melhor o seu tempo, se dedicando igualmente em outras atividades técnicas de forma a entregar com mais qualidade todas as suas demandas.
Se você se sente constantemente apreensivo com a possibilidade de perda de prazos, pode ser que exista alguma falha no seu planejamento estratégico e esse artigo poderá ajudá-lo.
Iremos abordar a seguir algumas práticas que poderão ser adotadas por sua equipe para garantir um controle de prazos efetivo, sem gerar dores de cabeça.
Abandone a agenda jurídica tradicional
Uma medida primária que possibilita um controle de prazos mais assertivo é utilizar uma agenda jurídica integrada e na nuvem. O advogado já lida com muitas atividades no seu dia-a-dia como redigir peças, realizar o atendimento ao cliente, comparecer a audiências, o que faz sua agenda ser naturalmente dinâmica.
Dessa forma, controlar suas atividades em uma agenda de papel pode trazer limitações para enxergar de forma macro tudo o que precisa cumprir. O advogado fica suscetível ao erro humano e não consegue acompanhar com efetividade as tarefas que foram executadas.
A possibilidade de acessar e controlar a agenda de toda a equipe permite acompanhar o cumprimento das tarefas com maior segurança, diminuindo consideravelmente o risco de perdas de prazos. Isso porque, utilizando um software de gestão jurídica para apoio, é possível configurar alertas para cada atividade e emitir relatórios rápidos do que deve ser executado.
Crie uma rotina de controle e identifique as prioridades
Apenas adotar uma agenda online sem estabelecer um fluxo de trabalho, entretanto, pode não trazer tanta efetividade no controle de prazos. Mapear os processos internos é tão importante quanto buscar o auxilio da tecnologia para uma gestão segura.
Se valendo da conhecida metodologia PDCA (do inglês Plan(Planejar) , Do(Fazer), Check (Checar) e Act (Agir)), é preciso que o advogado analise os problemas que devem ser resolvidos e trace um plano de ação.
O primeiro passo é identificar as prioridades e classificar as atividades importantes, urgentes, que podem ser delegadas e o prazo estimado para seu cumprimento.
Vejamos um exemplo de embargo, cujo prazo é mais curto; vale criar lembretes com uma antecedência considerável para que o responsável possa analisar se cabe a possibilidade da interposição ou contrarrazões a esse recurso. Assim, já poderá prever esses argumentos. Quando se organiza antecipadamente, o profissional consegue trabalhar no prazo com maior tranquilidade, pesquisar jurisprudência ou fundamentar melhor uma tese.
Cria-se uma margem de segurança no cumprimento dos prazos a fim de oferecer uma vantagem para eventuais atrasos. O gestor pode estipular como padrão, por exemplo, cumpri-los com 2 dias de antecedência. Ou então, utilizar dias corridos para seu cumprimento, mesmo quando a regras do novo CPC estabelecem dias úteis para contagem.
Cada equipe pode viabilizar a forma mais adequada para sua realidade.
Distribua as tarefas entre a equipe
Depois de planejadas as estratégias, é hora de delegar as atividades para a equipe. É importante que o time tenha uma visão clara de quem está fazendo o quê, para evitar retrabalhos e perda de tempo em um mesmo prazo.
Para isso, defina alguém para verificar diariamente novos prazos entrantes. Nesse momento é interessante segmentar sua equipe por atividades, destinando as tarefas para pessoas específicas de acordo com a área de atuação ou tipo de prazo. É uma forma, inclusive, de desenvolver as aptidões que o colaborador tem mais familiaridade.
Para o gestor, essa separação também é benéfica principalmente para medir a produtividade de cada equipe e conseguir aplicar um feedback para o profissional. Com um relatório detalhado de cada um, o advogado responsável pode identificar dificuldades ou problemas de performance, ajustar processos, auxiliando no desenvolvimento intelectual do colaborador.
Isso se reflete diretamente na prestação dos serviços. Com um mercado tão competitivo, o cliente é capaz de identificar quando trabalha com uma empresa organizada, com processos bem definidos e que transmite transparência e credibilidade no seu relacionamento.
Integre o sistema de captura de publicação para melhor distribuição dos prazos
Quanto mais centralizada as informações sobre os processos estiverem, mais fácil será a checagem e distribuição dos prazos. Primeiro porque não será necessária a impressão dos recortes para anexar na pasta física do processo, por exemplo.Mas, principalmente, pelo fato da interface de um sistema jurídico permitir integrações que diminuem o risco de falhas humanas e possibilita o fácil acesso a localização da informação desejada.
Se o escritório ou departamento recebe as intimações em uma ferramenta distinta de onde são armazenados os demais dados do processos, há uma possibilidade grande dessa informação se perder ou ser associada a pasta errada. Unificar as fontes reduz a morosidade nas tratativas e permite que todos possam acompanhar os desdobramentos dos casos de maneira prática. A gestão de prazos é importante demais para confiar apenas no armazenamento da caixa de e-mails, pastas avulsas ou na memória do profissional.
Por isso o mercado já disponibiliza ferramentas que, além de capturar as publicações, otimiza a contagem automática dos prazos, de acordo com as normas vigentes. E usando esses métodos que a tecnologia nos oferece, é possível aumentar a produtividade já que o advogado consegue supervisionar um volume maior de prazos sem sobrecarregá-lo.
Setor de controladoria como solução para uma boa gestão de prazos
Ainda que o escritório ou departamento não seja de grande porte, é interessante considerar a implantação de um departamento de controladoria jurídica. Esse setor estratégico é responsável pela administração de uma forma geral.
A esse departamento o escritório poderá atribuir toda a responsabilidade de dar o suporte ao corpo técnico realizando a distribuição dos prazos, além de outras atividades como protocolos, diligências, registro de andamentos, alimentação do software jurídico, entre outros.
A consequência disso é o aumento da produtividade da equipe técnica, que passa a focar apenas nas atividades jurídicas do core business. A capacidade de atendimento aumenta e permite que o profissional possa se aprofundar tecnicamente, aprimorando seu conhecimento e valorizando a mão de obra técnica.
Em resumo, a controladoria coordena toda a automação operacional do escritório e consegue melhorar os procedimentos internos através de indicadores de desempenho. Tem uma atuação bastante abrangente, porém um dos principais objetivos é criar métodos para controles de prazos e contingências. Fazendo o monitoramento das atividades individuais e coletivas da equipe, o setor permite aos gestores identificar riscos internos.
Conclusão
O prazo judicial é uma das atividades mais importante da rotina jurídica de qualquer escritório ou departamento. Por isso, não se pode negligenciar o seu controle utilizando métodos tradicionais por questão de costume.
Ainda que um escritório ainda não tenha tido nenhum problema com perdas, existem diversas práticas que contribuem para uma gestão mais eficiente para que o advogado possa conduzir essa tarefa de forma tranquila e segura.
Assim, não há mais nada que justifique manter padrões antigos e permanecer na iminência de falhas na gestão de prazos judiciais. Com simples ajustes nos processos internos e implantação de um software para automação e centralização das atividades, o escritório consegue controlar melhor seus prazos e ter uma vantagem competitiva no mercado.
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