Nas últimas décadas, a TI (Tecnologia da Informação) tornou-se uma parte massiva de quase todas as organizações e escritórios. Portanto, é difícil prever como qualquer empresa pode gerenciar seus processos e ser mais produtiva sem a ajuda de muitos colaboradores na área de TI.
Para escritórios de advocacia, a ênfase certa em TI pode ter a forma de um sólido software de gerenciamento de processos legais. No entanto, a preocupação mais comum nas práticas jurídicas é o valor que essas soluções de softwares podem trazer na execução da prática jurídica, de forma mais eficaz em comparação com um sistema baseado em papel.
Os sistemas manuais existem desde que a advocacia surgiu. No passado, esses sistemas conseguiram fazer um trabalho realmente bom. Mas, os tempos mudaram e, com o surgimento da tecnologia, os advogados estão procurando maneiras mais eficientes de administrar suas práticas.
É aqui que entra o software de gerenciamento jurídico. Mas, para que sua advocacia mude para um sistema moderno, você deve conhecer primeiro os benefícios.
Hoje, diversas empresas que oferecem serviços de contabilidade, documentação, assistência jurídica ou até setores, como os recursos humanos, utilizam a tecnologia para otimizar suas operações. A simples razão de ser é um mundo moderno e digital no qual a sustentação é desafiadora sem a adoção da tecnologia.
O uso de software para monitorar processos jurídicos está em ascensão, pois não apenas oferece vários benefícios, mas também permite que você mantenha a conformidade com os requisitos e políticas estabelecidas pelas autoridades legais e judiciais.
Quando se trata de administrar seu escritório de advocacia são necessárias muitas ferramentas e soluções de negócios para aumentar a produtividade e a lucratividade do trabalho. Apesar disso, muitas empresas resistem à adoção dessa tecnologia. Por que? Vamos descobrir!
Razões pelas quais escritórios resistem à adoção da tecnologia:
- Razões de investimento: existem escritórios de advocacia que acreditam não ter recursos financeiros suficientes e a confiança necessária para investir em tecnologia, uma vez que esperam ROI (retorno sobre o investimento) instantâneo. Atualmente é possivel adotar tecnologias e sistemas com preços acessíveis e o retorno ocorre e um período curto com ganhos de eficiência e produtividade.
- Falta de conhecimento: existem escritórios que não possuem conhecimento suficiente sobre a eficiência do software de monitoramento de processos jurídicos e não optam pelo mesmo.
- Falta de interesse: esses são os escritórios que entendem que não precisam de um sistema unificado para seus processos. Elas estão mais satisfeitos com a execução de vários programas ao mesmo tempo. Utilizar um software completo de gestão organiza os processos e mantém o fluxo de trabalho padronizado entre os integrantes da equipe.
Seu negócio precisa de um software para monitorar processos jurídicos?
Você pode ficar confuso ao adotar um software jurídico para o seu escritório, mas se atender aos seguintes critérios, definitivamente deverá considerar investir no mesmo:
- Você não está organizado: se o seu escritório de advocacia não estiver organizado e você tiver extraviado papéis, documentos perdidos, mesas bagunçadas e frequentemente enfrentar prazos perdidos, então definitivamente precisa desse software. Isso não apenas ajudará você a gerenciar arquivos digitalmente, mas também tornará sua equipe mais organizada.
- Sem rastreamento de despesas: a maioria dos escritórios de advocacia gasta muito dinheiro com as estratégias de marketing que simplesmente não trazem ROI. Você deve estar se perguntando o porquê. A simples razão é que eles não têm como rastrear o desempenho de sua campanha e as despesas associadas a ela, o que nunca acontece com o software de gerenciamento de casos de escritórios de advocacia
Funções importantes do software para monitorar processos jurídicos
Agora chega a hora de escolher entre os diferentes softwares legais disponíveis no mercado. O mais importante aqui é selecionar um software que atenda às necessidades específicas do seu escritório de advocacia. No entanto, não importa o que você escolher, a seguir estão alguns dos recursos mais comuns:
1. Gerenciamento de Processos
Esse é um dos recursos mais elementares em softwares de gerenciamento jurídico. Com este serviço, você consegue ter uma visão clara do volume de processos que seu escritório gerencia, podendo organizar as pastas com base na área de atuação, status do processo, parte envolvidas , entre outros.
Os melhores softwares jurídicos do mercado contam com o recurso de atualização automática de andamentos processuais. Assim o usuário sempre terá acesso a essas pastas atualizadas e com dados estruturados para emissão de relatórios gerenciais em poucos cliques.
2. Gerenciamento de clientes
Todo escritório de advocacia tem casos acontecendo simultaneamente, e isso inclui muitos contatos e informações relacionadas aos clientes. Portanto, verifique se o seu software possui esse recurso que ajuda a armazenar informações em uma única plataforma, que é facilmente acessível ao mesmo tempo.
Como você terá todas as informações de contato em um único local, será mais fácil pesquisar e encontrar o contato específico quando necessário. Portanto, pense no tempo que você economizaria se pudesse abrir o caso do cliente e conseguir recuperar rapidamente o endereço ou o número de telefone de uma testemunha crítica, sempre que quisesse.
Além disso, ao organizar um caso, é necessário extrair dados de várias fontes diferentes. Argumentos e resumos estão em seu servidor, e-mails em seu sistema de e-mail, transcrições em uma prateleira, etc.
Com o software jurídico de gerenciamento processos, você pode acessar todas essas informações em um único local. Portanto, agora, quando você precisar revisar as informações do caso, poderá economizar tempo, uma vez que grande parte do trabalho já será feita para você.
3. Agenda Jurídica
Até que você tenha um cronograma adequado, seu escritório de advocacia nunca poderá trabalhar de maneira organizada. Verifique se o seu software inclui uma agenda que ajude a rastrear compromissos com indivíduos, advogados, clientes e muito mais.
É importante que essa tenha integração com as pastas processuais e possibilite uma gestão de prazos mais assertiva. Uma boa agenda jurídica oferece também recursos para emissão de relatórios para o usuário possa controlar melhor suas atividades. O gestor também consegue acessar a agenda de seus colaboradores de forma a acompanhar a produtividade e cumprimento de tarefas.
4. Trabalhe de qualquer lugar
Quase todos os softwares para monitorar processos jurídicos modernos têm um recurso on-line. Isso quer dizer que você pode acessar os documentos do seu cliente a qualquer momento e de qualquer lugar, por meio de uma conexão segura.
Esse recurso significa que agora você pode trabalhar em casa ou em outro local. Esse é um benefício significativo se você viaja com frequência, pois pode permanecer produtivo e realizar seu trabalho de qualquer lugar (não apenas do seu escritório).
5. Gerenciamento de Documentos
Se houver um campo que possua o máximo de documentos, esse é o setor jurídico. Portanto, verifique se você tem esse recurso incluído, que o ajudará a gerenciar todos os documentos do seu escritório de advocacia sem esforço e em um local importante.
6. Faturamento
Esse recurso permite que você acompanhe o tempo usado para faturar os clientes e enviar as faturas eletronicamente. Além disso, é uma ótima opção para rastrear honorários não faturáveis para os funcionários do próprio escritório de advocacia.
7. Contabilidade
Se há uma coisa com a qual a maioria dos escritórios de advocacia luta é com seus processos contábeis. A criação de recursos contábeis adequados ajuda a otimizar seu processo contábil, melhorando a precisão e a eficiência de sua equipe.
8. Facilidades de integração e comunicação com a equipe
Além de contar com todos os recursos acima, um software jurídico deve ser intuitivo e colaborativo. Ao adotar uma ferramenta complexa demais, o usuário acaba perdendo tempo com treinamentos para conseguir utilizá-la com eficiência e ela perde sua principal função, que é a de facilitar o dia-a-dia do advogado do escritório.
Por isso, ao adotar um sistema jurídico, observe se o mesmo é de fácil manuseio, se possui suporte técnico aos usuários e se é online. Tais características permitiram que a implantação e adaptação a ferramenta seja mais rápida.
O fato de ser um sistema online possibilita uma comunicação mais fluida entre os colaboradores, visto que quando um atualizar qualquer informação dentro do sistema, o outro terá acesso imediato e simultâneo, evitando retrabalhos.
O uso de um software moderno de gerenciamento de processos jurídicos pode facilitar significativamente todo o processo com apenas alguns cliques. Você identificar rapidamente se houve movimentação recente em algum processo, se um cliente enviou os documentos necessários ou se efetuou o pagamento do honorário. Poderá se programar para as reuniões de equipe, previamente compartilhada na agenda dos envolvidos.
9. Portal do Cliente
Esse é um recurso importante para não apenas servir melhor seus clientes, mas também conquistar a confiança deles por toda a vida. Isso inclui ter uma plataforma que possa ajudar seus clientes a se comunicar com a sua equipe, além de permitir que eles obtenham acesso a informações importantes relacionadas ao caso.
10. Montagem de Documento ou Formulário
Esse recurso baseia-se no uso dos modelos e ajuda na criação de documentos ou formulários automáticos com base nas informações fornecidas pelo cliente ou por seu escritório de advocacia.
Esses são alguns dos vários benefícios que estão associados ao estabelecimento de um software para monitorar processos jurídicos. Todo software jurídico é único e constitui recursos diferentes. Deve-se escolher um software de gerenciamento de processos jurídicos que melhor atenda aos requisitos específicos do seu escritório de advocacia e que também caem no seu orçamento ao mesmo tempo.
Embora a instalação de um software jurídico venha com uma vantagem incomparável, não se esqueça de que exige esforço, tempo e conhecimento para obter o melhor dele.
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