Ser mais eficiente no dia a dia passou a ser uma necessidade para os escritórios de advocacia e um Sistema Jurídico pode ajudar. Afinal, com a correria da rotina e a necessidade de prestar um atendimento cada vez mais personalizado para os clientes, não faz mais sentido perder tempo com certas tarefas rotineiras e repetitivas.
O problema é que, mesmo com estas características, estas tarefas ainda precisam ser feitas. Felizmente, a tecnologia existe para tornar isso mais eficiente. O Sistema Jurídico é uma solução elaborada especificamente para os profissionais deste setor, com funcionalidades que atendem o seu dia a dia.
Quer saber como esta solução pode ajudar a otimizar o trabalho no seu escritório? Então, continue lendo o post. Vamos apresentar 9 atividades que podem ser automatizadas com um Sistema Jurídico.
1. Recolhimento de informações de tribunais e outros órgãos
A primeira grande atividade tem ligação direta com o exercício da profissão. Quanto tempo o advogado precisa gastar, consultando o site de dezenas de tribunais diferentes, para saber se houve alguma mudança no andamento do processo? Em muitos casos, era preciso até contratar estagiários, especificamente para isso.
Atualmente, não é preciso mais ter este trabalho ou este custo. Assim, o tempo do advogado é otimizado e o estagiário pode ser usado de uma forma mais eficiente.
O software jurídico tem integração com diversos órgãos e tribunais, para garantir que as informações sejam coletadas e reunidas automaticamente. Além disso, você pode configurar alertas para receber e-mails ou mensagens, caso haja alguma mudança.
E para cadastrar os processos, é possível fazer isso diretamente com o seu número da OAB, por exemplo. Assim, você tem controle sobre todos os processos e pode filtrá-los de acordo com a urgência.
Ou seja, é menos um conjunto enorme de preocupações que é preciso ter. Além de você não precisar mais ficar escaneando manualmente os sites, ainda recebe atualizações em tempo real. Ou seja, o trabalho é mais eficiente destas duas formas.
2. Controle de prazos e organização da agenda jurídica
Enquanto isso, outra grande vantagem é o controle de prazos e organização automática da agenda.
Todas as informações recolhidas dos processos acima, podem ser integradas automaticamente a sua agenda. Então, imagine que ao receber uma publicação sobre o processo, seja necessário agendar um prazo.
Rapidamente, você marca via sistema o prazo em sua agenda e delega para equipe. Além disso, você pode criar alertas múltiplos de lembranças automatizados. Um avisa que a data fatal do prazo. Outro, pode lembrar daqui a 15 dias, 10 dias, no dia anterior e por aí vai. E caso haja algum conflito, você também será avisado.
Organizar a agenda é um grande desafio de qualquer advogado. Com um Sistema Jurídico, você pode consultar a agenda pessoal, a agenda da equipe e tê-la organizada automaticamente.
3. Distribuição e organização de tarefas
Então, com as duas atividades acima, você já sabe o que precisa ser feito e até quando. Completando esta “tríade” falta o quem. Dentro de um Sistema Jurídico, também é possível distribuir e organizar as tarefas entre a equipe.
Combinando as 3 questões anteriores, os gestores têm controle total de tudo que acontece no seu escritório. Colaboradores também têm acesso ao sistema, com as mesmas informações, em relação aos processos nos quais estão envolvidos.
Ou seja, a distribuição de trabalho no escritório também é mais eficiente. Nada deixa de ser feito e não existem falhas na comunicação.
Por exemplo, pode acontecer que, na correria do escritório, dois sócios acidentalmente deleguem a mesma função para colaboradores diferentes. Com o controle de tarefas de um Sistema Jurídico, isso não é possível.
4. Gestão documental
Precisa de algum documento para um processo? Não é necessário mais ficar procurando em pastas e arquivos físicos. Um Sistema Jurídico permite reunir todas as informações pertinentes a cada caso, ou até mesmo cliente, em um único lugar.
Por exemplo, vai atender um cliente que já atendeu antes? Consulte seu histórico de processos e encontre todos os documentos usados na última vez.
Estes dados são organizados de forma bem inteligente, o que significa que não é preciso perder tempo para encontrá-los. Além disso, se o sistema for online, você ainda pode acessá-los de onde estiver.
Outra vantagem em relação à gestão de documentos é a possibilidade de facilitar a gestão de conhecimento do escritório. Ou seja, além de organizar e reunir documentos de processos, é possível armazenar manuais de trabalho para novos colaboradores.
Assim, erros são diminuídos e os novos colaboradores já podem começar mais avançados.
Outra vantagem da gestão e organização de documentos é a possibilidade de compartilhar documentos importantes.
Por exemplo, tem uma reunião urgente com a equipe sobre um cliente prioritário? Crie um documento com a pauta da reunião e as informações mais importante sobre o caso e compartilhe com os participantes. Assim, todo mundo já chega contextualizado e podem começar direto na troca de ideias.
5. Facilite a Gestão Financeira
Tão entediante quanto necessária, a Gestão Financeira é um aspecto da Gestão de Escritórios que mais vale a pena automatizar.
– Controlar o fluxo de caixa;
– Manter um olho no capital de giro;
– Produzir faturas, timesheets e relatórios.
Tudo isso faz parte deste trabalho. Na prática, é crucial pois o aspecto financeiro é como um exame de sangue para seu escritório. Ele ajuda a diagnosticar qualquer problema, para você possa resolvê-lo antes que seja tarde demais.
A partir de diversas integrações, o Sistema Jurídico permite que você automatize diversas destas tarefas. Ou seja, o processo é muito mais eficiente, sem que você perca mais tempo do que o necessário com ele, e com uma ótima qualidade.
6. Gestão da Equipe
Outro ponto crucial para o funcionamento de qualquer escritório é a equipe. Afinal, não existe recurso mais importante do que o humano. O software jurídico também ajuda a otimizar este recurso, acompanhando as atividades e garantindo que sejam realizadas a tempo.
As funcionalidades de Gestão de Tarefas mencionadas acima, ajudam a otimizar este processo. Ou seja, o trabalho é mais colaborativo, sem a necessidade de microgerenciar. Todos já sabem o que é preciso fazer, e até quando.
7. Não se preocupe com a segurança
A partir de todas estas vantagens, você pode estar se perguntando se isso é seguro. Neste caso, a preocupação é da própria prestadora de serviço e de diversas atividades automatizadas.
Por exemplo, os softwares são distribuídos em datacenters potentes, garantindo que os dados estejam disponíveis.
Além disso, backups automáticos e diários são feitos de modo a garantir que os dados não sejam perdidos.
8. Obtenha relatórios e dados sobre o seu escritório
Outra atividade que o Sistema Jurídico pode automatizar dentro de seu escritório é a possibilidade de ter relatórios sobre o trabalho. Você pode otimizar esses relatórios tanto do ponto de vista das informações que são filtradas, como da forma como são exibidas.
Por exemplo, é possível emitir relatórios de movimentação, honorários e diversos outros aspectos financeiros. Também é possível emitir relatório geral de clientes, ou um relatório de processos que entraram no escritório, por exemplo.
Em relação ao controle de prazos e compromissos, os relatórios também podem ser totalmente personalizados. Ou seja, são diversos relatórios que podem ser produzidos para controlar cada aspecto do seu escritório.
9. Atendimento e acessibilidade limitada para os clientes
Por fim, é claro que um Sistema Jurídico vai abordar o principal aspecto do seu escritório: clientes. É por isso que este sistema automatiza um conjunto de atividades diretamente ligadas a eles.
Como mencionado acima, é possível acessar todo o histórico de documentações do cliente. Com isso, você tem inúmeras possibilidades. Primeiramente, pode usar estas informações para ter um atendimento personalizado.
Sempre que cabível, fazer perguntas sobre o processo anterior é uma ótima forma de criar um rapport e começar uma nova interação com o pé direito.
Mais interessantes do que isso, é poder criar uma rotina de follow up. Por exemplo, o processo do cliente está parado há muito tempo? Programe um lembrete para manter o contato, perguntar se existir alguma dúvida. O objetivo é não deixar o cliente achar, nem por um segundo, que você esqueceu dele.
Além disso, é mais simples trazer o cliente para dentro de seus processos. Imagine que você precisa mostrar para ele alguma informação sobre o andamento do seu processo.
É possível compartilhar o acesso limitado ao software, através do site do seu escritório, para ele consultar as informações. É simples, fácil e eficiente.
O cliente está no centro de tudo que acontece na sua empresa. É isso que defendem os maiores nomes da Administração, Marketing e negócios modernos. Por isso, todas as atividades automatizadas nos itens anteriores, no seu âmago, têm o mesmo objetivo: permitir para você mais tempo para atender seu cliente.
Estas são as tarefas que esta solução pode ajudar a automatizar no seu escritório. O GOJUR é uma solução completa, que pode ajudar a automatizar as atividades dentro do seu escritório e ajudar você a alcançar os objetivos acima. Quer conhecer mais? Então, experimente 30 processos grátis e descubra como o GOJUR pode ser o Sistema Jurídico para você!