A evolução tecnológica é constante em nosso mundo. Isso gera, entre outras consequências, cada vez mais inovações em recursos de comunicação e de gestão. Dessa forma, um sistema jurídico se insere dentro desse contexto, e significa mudanças para o meio jurídico.
No caso dos escritórios, é possível se adaptar para não ficar para trás. Os escritórios que se adaptam, tendem a ter ganhos de competitividade e de gerenciamento. Leia para saber como!
Meu escritório realmente precisa de um sistema jurídico?
De forma geral, sistemas jurídicos beneficiam a todos os escritórios. No entanto, existem alguns sinais que podem indicar que o seu escritório pode se beneficiar ainda mais de um software jurídico.
Por exemplo, se o seu escritório está lutando para gerenciar informações de casos e clientes de forma eficiente. Se a sua equipe está tendo dificuldades para acompanhar informações importantes de clientes e processos, um programa jurídico pode ajudar a organizar e centralizar essas informações.
Além disso, se muito tempo é gasto em tarefas administrativas repetitivas, também há resolução. Caso a sua equipe esteja gastando muito tempo em tarefas administrativas repetitivas, como preenchimento de formulários ou envio de e-mails, um software pode ajudar a automatizar essas tarefas, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Outra questão é problemas com a gestão financeira. Alguns problemas com a gestão financeira, como faturamento e cobrança de honorários advocatícios, um software jurídico pode ajudar a monitorar a entrada e saída de dinheiro e a garantir que as contas estejam sendo gerenciadas de forma adequada.
Ademais, há o importante recurso de que ajuda quem está tendo dificuldade em cumprir prazos e compromissos. Isso ocorre devido a problemas de gerenciamento de tempo e tarefas, e um software jurídico pode ajudar a gerenciar melhor essa agenda.
Um sistema jurídico é para qual tipo de escritório?
Assim como falamos antes, um sistema jurídico traz vantagens tanto a escritórios de advocacia grandes como aos pequenos. E isso por questões que, embora por vezes sejam diferentes, em muitos dos casos são similares.
Vamos começar pelos que estão recém começando. Na verdade, um software jurídico pode ajudar escritórios pequenos a competir com escritórios maiores, permitindo que eles gerenciem processos e informações de maneira mais eficiente.
Para escritórios pequenos, um software jurídico pode ajudar a automatizar tarefas repetitivas, como o monitoramento de prazos e o preenchimento de formulários, liberando tempo para tarefas mais importantes. Ele também pode ajudar a gerenciar documentos e informações de clientes, melhorar a comunicação interna e externa e fornecer relatórios financeiros precisos e atualizados.
Inclusive, a partir das modalidades de planos existentes, há a possibilidade de escalonamento. Basicamente, o escritório pode escolher um plano que contenha os recursos que realmente utiliza, evitando desperdício. Então, ao passo que for crescendo, pode mudar esse plano para um mais abrangente.
Já, para escritórios grandes, um software jurídico pode ajudar a gerenciar processos complexos de gerenciamento de casos, incluindo a gestão de equipes e a comunicação com clientes e parceiros. Também pode ajudar a gerenciar grandes volumes de documentos e informações, melhorar a colaboração entre equipes e fornecer análises financeiras mais sofisticadas.
Portanto, programas jurídicos são adequados tanto para escritórios grandes quanto para escritórios pequenos. No fim, tudo depende das necessidades específicas do escritório e do tipo de casos e processos que estão sendo gerenciados.
Como funciona a implementação desses programas?
A adaptação de um escritório para um sistema jurídico pode ser um processo desafiador, mas existem algumas etapas que podem ajudar a tornar a transição mais suave. Algumas delas são as seguintes:
- Avalie o desempenho: após a implementação do software, é importante avaliar regularmente o desempenho dele e a satisfação da equipe. Isso permitirá que o escritório faça ajustes para garantir que o software esteja sendo utilizado de forma eficaz e eficiente.
- Identifique as necessidades do escritório: antes de escolher um software jurídico, é importante identificar as necessidades específicas do escritório. Isso inclui considerar os tipos de casos que o escritório lida, os processos existentes e os desafios que a equipe enfrenta no dia a dia. Isso ajudará a garantir que o software escolhido atenda às necessidades do escritório.
- Mude gradualmente: é recomendável introduzir o novo software gradualmente, começando com um projeto piloto em uma área específica do escritório antes de expandir para outras áreas. Isso ajudará a minimizar a interrupção das atividades diárias do escritório e permitirá que a equipe se familiarize com o software antes de usá-lo em todo o escritório.
- Treine a equipe: a equipe do escritório precisará de treinamento para aprender a usar o novo software. Considere fornecer treinamento presencial, online ou através de tutoriais em vídeo para garantir que todos estejam familiarizados com as funcionalidades do software.
Seguindo essas dicas, a tendência é que a implementação ocorra de forma segura e sem problemas. Tão importante quanto o uso desses sistemas modernos é o entendimento da equipe e acertar na escolha do produto.
Quais são os principais recursos oferecidos?
Os recursos oferecidos por softwares jurídicos podem variar dependendo do fornecedor e do tipo de software utilizado. No entanto, algumas funcionalidades são relativamente mais comuns, de modo que é mais provável de encontrá-las na maioria dos sistemas.
Elas envolvem, primeiramente, a facilidade no gerenciamento dos casos. Isso é feito através do gerenciamento eficiente de informações de casos, incluindo a criação de perfis de clientes, o acompanhamento de prazos e eventos, a gestão de tarefas e a organização de documentos.
O gerenciamento eficiente de documentos também é essencial para escritórios de advocacia. Por isso, muitos softwares oferecem recursos avançados para a criação, organização, indexação e compartilhamento de documentos.
A automatização de tarefas repetitivas é outra realidade. Isso é feito por recursos como a emissão de documentos padrão, o monitoramento de prazos e o gerenciamento de processos de workflow, o acesso automático a tribunais e Diários de Justiça, entre outros.
O gerenciamento financeiro é outro beneficiado. Assim, despesas, faturas, pagamentos e faturamento de horas são mais fáceis de gerir e controlar.
A agenda corporativa tem recursos para gerenciar compromissos e agendas. Isso é algo que serve para que os profissionais possam planejar e monitorar melhor suas atividades diárias. A agenda corporativa pode ser atualizada automaticamente, evitando perdas de prazos.
Como encontrar o melhor sistema jurídico?
Existem muitas opções de software jurídico no mercado, então é importante fazer uma pesquisa detalhada antes de tomar uma decisão. As funcionalidades, a usabilidade, a integração com outras ferramentas e o suporte ao cliente oferecido pelo fornecedor são alguns exemplos de recursos para observar.
O primeiro passo, já mencionado, é mapear o escritório para entender quais são os recursos necessários. Isto é, em que tarefas estão tendo falhas atualmente? Onde estão os gargalos? Quais são os processos para melhorar? Como o software pode realmente ajudar?
Em seguida, busque sistemas jurídicos que realmente resolvam estes problemas. Ou seja, aqueles que têm recursos próprios que asseguram da melhor forma que o planejamento do escritório será cumprido.
Mas não basta apenas o programa jurídico prometer, não é verdade? Afinal, ele precisa cumprir o que promete e, além disso, também ser fácil de usar. Então, aqui entra a questão da usabilidade.
Procure saber, e de preferência testar, se realmente os recursos prometidos funcionam. Além disso, entenda se o software necessita de muito esforço para a realização de tarefas simples ou se ele é fácil de usar.
Ao final, a escolha deve ser pautada tanto pela necessidade existente quanto pelo que o produto oferece. O suporte também deve ser avaliado, pois problemas ou dificuldades podem ocorrer a qualquer momento. O GOJUR é um sistema jurídico de excelência e que oferece os melhores recursos e planos. Clique aqui e venha conhecer!